FlexiRes Admin -portaali — Käyttöohje

Kenelle: admin-portaalin (Next.js-hallintapaneelin) käyttäjälle — varausten, palveluiden ja asetusten päivittäinen hallinta. WordPress-puolen ohje (shortcodet + WP-hallinta): flexires-wp/includes/USER_GUIDE.md. Käyttöönoton vaiheittainen ohje: flexires-backend/USER_GUIDE.md.

Tämä opas kattaa FlexiRes-hallintapaneelin päivittäisen käytön. Paneeliin kirjaudutaan sähköpostilla, salasanalla ja TOTP-koodilla (Google Authenticator tai Authy).

1. Kirjautuminen ja 2FA

Siirry paneelin osoitteeseen (esim. https://flexires-admin.cr.datait.fi).
Syötä kirjautumistiedot:

Yritystunnus (Company ID): toimipisteesi yksilöllinen tekninen tunnus eli slug (esim. karting-center). Selaimen välimuisti esitäyttää tämän automaattisesti edellisen kirjautumisen jälkeen. Jos tunnus on hukassa, löydät sen Superadmin-portaalin Tenants-listalta (nimen alla oleva slug tai Muokkaa-lomakkeelta), tai WordPress-lisäosan FlexiRes-asetuksista ("Testaa yhteys").
Sähköposti (esim. admin@example.com).
Salasana.

Paina Kirjaudu sisään.
Syötä 6-numeroinen koodi autentikaattorisovelluksesta (Google Authenticator tai Authy) → Vahvista.

Ensimmäinen kirjautuminen: Sinut ohjataan automaattisesti TOTP-asennussivulle. Skannaa QR-koodi autentikaattorisovelluksella ja syötä koodi vahvistukseksi. Tämän jälkeen 2FA on aktiivinen kaikilla seuraavilla kirjautumisilla.

2. Uuden tenantin käyttöönotto — oikea järjestys

Ennen kuin varauskalenteri toimii asiakkaalle, on asetettava rakenne oikeassa järjestyksessä. Alla kuvataan riippuvuudet ja suositeltu järjestys.

Yritysprofiili
    └── Sijainti (missä palvelu tapahtuu)
            └── Resurssi (kuka tai mikä toteuttaa palvelun, sidotaan sijaintiin)
                    └── Aukioloajat (milloin resurssi on varattavissa)
                            └── Palvelu (mitä asiakas varaa, käyttää resurssia)
                                    └── Lomat / Estot (poikkeukset aukioloaikoihin)

Vaihe 1 — Yritysprofiili

Asetukset → Yritysprofiili

Täytä vähintään:

Yrityksen nimi (näkyy sähköpostiviesteissä)
Sähköposti (lähettäjä)
Puhelinnumero (näytetään vahvistus- ja muistutussähköposteissa)
Aikavyöhyke (vaikuttaa kaikkiin aikoihin)

Vaihe 2 — Sijainnit

Hallinta → Sijainnit

Sijainti kuvaa fyysistä paikkaa, jossa palvelu toteutuu. Se on pakollinen osa rakennetta — resurssit ja varaukset sidotaan aina sijaintiin.

Lisää vähintään yksi sijainti ennen resurssien luomista.
Anna sijainnille nimi (esim. "Kauppi Halli"), katuosoite, maa ja paikkakunta.
Maa ja paikkakunta: Valitse maa valikosta (oletus Suomi / FI, tuettuna myös Ruotsi, Norja, Viro, Espanja jne.) ja syötä kaupunki.
Automaattinen yhtenäistäminen: Järjestelmä tunnistaa ja normalisoi automaattisesti eri kieliversiot ja yleiset lyhenteet (esim. Helsingfors / Hki → Helsinki, Tammerfors / Tre → Tampere, Åbo / Tku → Turku, Uleåborg → Oulu).
Puuttuva maa tai paikkakunta: Jos valintalistalta tai kaupunkiehdotuksista puuttuu jokin maa tai paikkakunta, ole yhteydessä ylläpitoon (info@flexires.fi), niin lisäämme sen ja tarvittavat synonyymit järjestelmän tietokantaan.

Osoite näytetään asiakkaalle vahvistus- ja muistutussähköpostissa sekä varauksen hallintanäkymässä.

Esimerkki: Yksi toimipiste → yksi sijainti. Useita toimipisteitä → yksi sijainti per toimipiste.

Vaihe 3 — Resurssit

Hallinta → Resurssit

Resurssi on se henkilö, tila tai väline, joka toteuttaa palvelun. Resurssi sidotaan sijaintiin.

Tyyppi	Käyttötilanne
Staff	Henkilö, esim. hieroja tai ohjaaja
Room	Tila, esim. sauna tai neuvotteluhuone
Vehicle	Ajoneuvo, esim. vuokra-auto
Equipment	Väline tai laite

Tärkeät kentät:

Sijainti — valitaan aiemmin luoduista sijainneista (pakollinen)
Kapasiteetti — kuinka monta henkilöä voi olla yhtäaikaa (vaikuttaa ryhmävarauksiin)
Salli päällekkäiset varaukset — jos päällä, resurssia voidaan varata useille yhtäaikaisille ryhmille kapasiteettiin asti
Ilmoitussähköposti — resurssi saa kopion jokaisesta vahvistussähköpostista

Huom: Resurssia ei voi luoda ennen sijaintia — varmista siis vaihe 2 ensin.

Vaihe 4 — Aukioloajat

Hallinta → Aukioloajat

Aukioloajat määräävät milloin resurssi on varattavissa. Ne ovat resurssikohtaisia — jokaiselle resurssille voidaan asettaa omat ajat.

Valitse ensin resurssi
Lisää jokaiselle käytössä olevalle viikonpäivälle alkamis- ja päättymisaika
Jos resurssi on vapaana esim. ma–pe 9–17, lisää 5 eri riviä
Päällekkäisiä rivejä ei sallita samalle resurssille samana viikonpäivänä

Huom: Ilman aukioloaikoja resurssi ei näy asiakkaalle varauskalenterissa.

Vaihe 5 — Palvelut

Hallinta → Palvelut

Palvelu on se, mitä asiakas varaa. Se käyttää resurssia ja sen varattavuus perustuu resurssiin asetettuihin aukioloaikoihin.

Perustiedot:

Kenttä	Selitys
Nimi	Palvelun nimi, näkyy asiakkaalle
Kesto (min)	Varauksen kesto minuutteina
Hinta (€)	Normaali hinta
Min. osallistujat	Minimimäärä per varaus (oletus 1)
Maks. osallistujat	Enimmäismäärä per varaus (tyhjä = ei rajaa)
Min. vahvistukseen	Kynnysosallistujamäärä ennakkovarauksille (0 = aina suoraan vahvistettu)
Ennakkohinta (€)	Alennettu hinta, kun kynnys ei ole vielä täyttynyt
Väri	Palvelun tunnisteväri kalenterissa
Kuvaus	Vapaaehtoinen lisätieto

No-show-politiikka:

Vaihtoehto	Selitys
None	Ei seurauksia no-show'sta
Fixed fee	Kiinteä maksu (€), jonka itse määrität
Full charge	Koko varauksen hinta

Maksu ei perity automaattisesti — se näytetään adminille no-show-merkinnän yhteydessä.

Ennakkovarauskynnys (Auto-Confirm Threshold):

Kenttä Min. vahvistukseen määrää kuinka monta osallistujaa täytyy olla varattuna ennen kuin palvelu vahvistetaan automaattisesti.

Arvo	Käyttäytyminen
`0`	Varaus vahvistetaan aina välittömästi — vahvistussähköposti lähtee heti
`> 0`	Varaus jää `pending_threshold`-tilaan kunnes yhteisosallistujamäärä ylittää kynnyksen

Kun kynnys on asetettu (> 0):

Jokainen uusi varaus lisätään samaan aikaslottiin pending_threshold-tilassa
Kun kaikkien varausten osallistujat yhteensä saavuttavat kynnyksen, kaikki kyseisen slotin varaukset vahvistetaan kerralla ja vahvistussähköpostit lähtevät
Jos kynnys ei täyty ennen Threshold days before -aikarajaa, varaukset peruuntuvat automaattisesti ja asiakkaille lähetetään peruutusilmoitus
Ennakkohinta (€) — voidaan asettaa alennettu hinta joka pätee vain pending_threshold-tilassa oleviin varauksiin. Kun kynnys täyttyy ja varaus vahvistetaan, käytetty hinta on se mikä oli varaushetkellä voimassa.

Esimerkki: Ryhmäjumppa vaatii vähintään 5 osallistujaa. Aseta Min. vahvistukseen = 5 ja Ennakkohinta = 15 € (normaali 20 €). Ensimmäiset varaajat maksavat 15 € ja odottavat vahvistusta. Kun viides henkilö varaa, kaikki vahvistetaan automaattisesti normaalihintaan 20 €.

Ennakkovarausajat:

Kenttä	Selitys
Ennakkovarausaika (min)	Vähimmäisaika ennen vuoroa — asiakas ei voi varata lähempää kuin tämä
Ensimmäisen varauksen ennakkoaika (min)	Pidempi ennakkoaika, kun kyseisellä kalenteripäivällä ei ole vielä yhtään aiempaa varausta

Näiden kahden kentän logiikka (Ankkurivaraus / Anchor Booking):

Jos Ensimmäisen varauksen ennakkoaika on tyhjä, pelkkä normaali ennakkovarausaika pätee aina.
Jos molemmat ovat asetettu: kun päivällä ei ole vielä yhtään varausta (tyhjä päivä), järjestelmä vaatii pidemmän ennakkoajan (esim. 24 h tai 48 h). Tämä estää asiakkaita varaamasta yksittäistä aikaa tyhjälle päivälle lyhyellä varoitusajalla.
Kun päivälle syntyy ensimmäinen varaus (ns. ankkurivaraus), kyseinen kalenteripäivä katsotaan "aktivoiduksi": ankkurin jälkeen samalle päivälle sijoittuvat vapaat ajat avautuvat automaattisesti varattavaksi lyhyemmällä normaalilla ennakkoajalla (esim. 60 min).
Katso syvällinen opas ja parhaat käytännöt hajanaisten aikojen ja turhan odottelun estämiseen luvusta 5d. Hajanaisten varausten ja "reikäpäivien" hallinta.

Esimerkki: Hieroja haluaa tietää edellisenä päivänä, onko huominen työpäivä. Aseta Ennakkovarausaika = 60 min ja Ensimmäisen varauksen ennakkoaika = 1440 min (24 h). Tyhjälle huomiselle päivälle ei voi varata aikaa aamulla klo 8. Mutta jos joku on varannut ajan klo 10:00 jo eilen, päivän myöhemmät vapaat ajat (klo 11:30, 13:00 jne.) ovat varattavissa 60 minuutin varoitusajalla!

Muut asetukset:

Palvelu aktiivinen — epäaktiivinen palvelu ei näy varauskalenterissa
Jonolistaus käytössä — täynnä olevalle palvelulle ilmestyy "Liity jonoon" -painike
Varausikkuna jonopaikasta (min) — kuinka kauan jonopaikasta ilmoitetulle asiakkaalle annetaan aikaa varata

Riippuvuusyhteenveto: Palvelu tarvitsee resurssin → resurssi tarvitsee sijainnin → sijainti tarvitsee aukioloajat. Jos jokin näistä puuttuu, palvelu ei näy asiakkaalle.

Vaihe 6 — Lomat ja estot (poikkeukset)

Hallinta → Lomat ja Hallinta → Estot

Nämä ovat poikkeuksia normaaleihin aukioloaikoihin.

Lomat — kokonaiset vapaapäivät tai lomakauden sulkemiset:

Valitse resurssi ja päivämääräväli
Resurssi ei ole varattavissa lomapäivinä, vaikka aukioloajat olisivatkin voimassa
Voidaan käyttää myös arkipyhien sulkemiseen

Estot — yksittäiset aikavälit, esim. palaveri tai huolto:

Valitse resurssi, päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika
Este sulkee vain kyseisen aikavälin, muut ajat pysyvät auki
Syy-kenttä on vapaaehtoinen (näkyy vain adminille)

Esimerkki: Jouluviikko suljetaan lomana koko viikolle. Tiistain palaveri lisätään estoksi klo 10–12.

Tarkistuslista ennen julkaisua

Käy läpi ennen kuin varauskalenteri julkaistaan asiakkaille:

[ ] Yritysprofiili täytetty (nimi, sähköposti, puhelin, aikavyöhyke)
[ ] Vähintään yksi sijainti luotu osoitteella
[ ] Vähintään yksi resurssi luotu ja sidottu sijaintiin
[ ] Resurssille asetettu aukioloajat
[ ] Vähintään yksi palvelu luotu ja aktivoitu
[ ] WordPress-asetuksissa API-avain ja backend-URL asetettu
[ ] Varauskalenteri-lyhytkoodi ([flexires_booking]) lisätty WordPress-sivulle
[ ] Testitilaus tehty ja vahvistussähköposti tarkistettu
[ ] Etukortit (jos käytössä): korttityypit ja niiden palvelut, kortin vaativat hintaportaat, maksunvälittäjä verkko-ostoon ja muistutusasetukset (tarkistuspisteet ja toleranssi)

3. Dashboard — Yleiskatsaus

Dashboard on paneelin etusivu. Se antaa nopean tilannearvion päivän töistä.

Tilastokortit (yläreunassa):

Kortti	Selitys
Vahvistetut varaukset	Kaikki confirmed-tilassa olevat varaukset
Odottavat toimenpiteet	Pending-varaukset — keltainen jos niitä on
Tänään	Tänään alkavat varaukset
Jonolistaus	Aktiivisten jonosijojen määrä

Alla näytetään tänään alkavat ajat, vahvistusta odottavat varaukset (max 8), viimeisimmät varaukset ja palveluyhteenveto. Kaikista listoista pääsee suoraan vastaavalle sivulle "Show all"- tai "Manage"-linkeistä.

4. Varaukset

Varaukset-sivu on päivittäisen työn keskus. Täältä hallitaan kaikkia asiakasvarauksia.

Hakeminen ja suodatus

Sivun yläreunassa on neljä suodatinta:

Hakukenttä — hae asiakkaan nimellä tai sähköpostilla
Tila — rajaa tiettyyn tilaan (Odottava, Vahvistettu, Ennakkovaraus, No-show, Peruttu, Valmis)
Palvelu — rajaa tiettyyn palveluun
Päivämääräväli — alku- ja loppupäivämäärä

Aktiivisista suodattimista ilmestyy "Tyhjennä suodattimet" -painike.

Varauksen tila -värikoodit

Väri	Tila	Selitys
Keltainen	Odottava (Pending)	Asiakas varannut, admin ei vahvistanut
Oranssi	Ennakkovaraus	Odottaa kynnysosallistujamäärän täyttymistä
Vihreä	Vahvistettu	Varaus vahvistettu
Sininen	Valmis	Tapahtuma on ohi
Harmaa	No-show	Asiakas ei saapunut
Punainen	Peruttu	Varaus peruttu

Toiminnot yksittäiselle varaukselle

Klikkaa taulukkorivistä avataksesi varauksen tiedot. Modaalissa näkyy asiakkaan yhteystiedot, palvelu, aika, osallistujamäärä ja maksettu hinta.

Vahvista varaus — vahvistaa odottavan varauksen ja lähettää asiakkaalle vahvistussähköpostin.

Merkitse no-show — merkitsee vahvistetun varauksen no-show'ksi. Järjestelmä laskee palvelun no-show-politiikan mukaisen maksun ja näyttää sen sinulle. Veloitus tapahtuu manuaalisesti — järjestelmä ei peri summaa automaattisesti.

Peru varaus — peruuttaa varauksen. Toiminto vaatii vahvistuksen.

Joukkotoiminnot ja viestien lähetys osallistujille (Broadcast)

Varauslistalla voit valita useamman varauksen valintaruuduilla (checkbox) ja suorittaa joukkotoimintoja:

Vahvista / Peruuta / Poista valitut
✉️ Lähetä viesti: Voit lähettää räätälöidyn sähköpostiviestin kerralla kaikille valituille osallistujille.

Dynaamiset paikkamerkit: Voit personoida viestin käyttämällä paikkamerkkejä:
{customer_name} — Osallistujan nimi
{service_name} — Palvelun / tapahtuman nimi
{start_time} — Tapahtuman alkamisaika paikallisessa muodossa
Rikas sisältö: Viestit lähetetään HTML-muodossa. Voit käyttää muotoiluja (<b>, <a>, <ul> jne.), emojeja (🏎️, 🏁, ⚠️) sekä kuvia (<img src="...">).
Sähköpostiloki: Lähetetyt viestit kirjautuvat WordPressin sähköpostilokiin (Email Log) ja backendin AuditLog-tapahtumalokiin.

Kilpailu- ja ryhmätapahtumien osallistujalistalla (Event Roster) voit lisäksi suodattaa osallistujat luokan tai lisätietokentän arvon mukaan ja lähettää viestin vain kyseiselle ryhmälle.

4b. Kalenterit — Viikko- ja resurssikalenteri

Admin-portaalin kalenterit tarjoavat reaaliaikaisen, visuaalisen tilannekuvan toimipisteen varauksista ja resurssien käyttöasteesta.

Pääkalenteri (`/calendar`) ja näkymävalitsin

Pääkalenterin yläpalkissa on tilavalitsin, jolla voi vaihtaa kahden eri näkymän välillä:

Näkymä	Käyttötilanne
📅 Viikkonäkymä	Näyttää kuluvan viikon päivät (Ma–Su) rinnakkain. Päällekkäiset varaukset eri kentillä asettuvat automaattisesti rinnakkaisille kaistoille.
👥 Resurssit (päivä)	Näyttää valitun päivän kaikki kentät/resurssit omina sarakkeinaan. Erinomainen päivittäiseen kenttänhallintaan ja tiskityöhön.

Luo varaus suoraan kalenterista (Click-to-Create)

Uuden varauksen luonti onnistuu suoraan kalenteriruudukosta:

Klikkaa vapaata aikaväliä haluamasi tunnin tai puolituntisen kohdalta ruudukossa.
Esiin aukeaa Uusi varaus -lomake, jossa:

Päivämäärä ja kellonaika ovat automaattisesti esitäytettyinä klikatun kohdan mukaan.
Resurssipäivänäkymässä kyseinen kenttä/resurssi on valmiiksi valittuna.

Täytä asiakastiedot ja paina Luo varaus. Varaus ilmestyy välittömästi kalenteriin.
Voit luoda varauksen myös yläpalkin + Uusi varaus -painikkeesta.

Sivupaneeli ja nopeat toimenpiteet

Klikkaamalla mitä tahansa varauslohkoa ruudukossa aukeaa oikeaan laitaan Varauksen tiedot -sivupaneeli, josta voit hallinnoida varausta poistumatta kalenterista:

✓ Vahvista varaus: Vahvistaa odottavan varauksen yhdellä klikkauksella.
✕ Peruuta varaus: Peruuttaa varauksen (kysyy vahvistuksen).
🚫 Merkitse no-show: Merkitsee saapumatta jättämisen.
🔄 Siirrä aikaa (Reschedule): Avaa siirtolomakkeen, jolla varauksen voi siirtää uudelle alkamis- ja päättymisajalle.
✏️ Muokkaa tietoja: Muokkaa asiakkaan nimeä, sähköpostia, puhelinnumeroa, hintaa ja lisätietoja.
📋 Osallistujat & Kentät: Avaa tapahtuman tai kilpailun osallistujalistan ja kenttäkohtaiset lisätiedot.
Pikayhteydet: Asiakkaan sähköpostiosoite (mailto:) ja puhelinnumero (tel:) ovat suoria linkkejä soittamiseen tai viestin lähettämiseen.

Estetyt ajat ja huollot (`BlockedTime`)

Jos kenttä tai resurssi on suljettu huollon, seuran vuoron tai muun syyn vuoksi:

Aika esitetään kalenterissa erottuvalla raidallisella harmaalla lohkolla ja lukkokuvakkeella (🔒).
Klikkaamalla estoa aukeaa infopaneeli, josta eston syyn voi tarkistaa ja eston voi tarvittaessa poistaa Poista esto -painikkeella.

Pikatauko (Quick Break) ja kalenterin pikaesto

Päivittäisessä työssä tarvitaan usein nopeaa tapaa sulkea kalenterista lyhyt väli (esim. kahvi- tai lounastauko, siirtymä, huolto tai loppupäivän sulkeminen). FlexiRes tarjoaa tähän kaksi salamannopeaa tapaa:

Yläpalkin "+ Pikatauko" -painike:

Kalenterinäkymän yläpalkissa on painike + Pikatauko.
Avautuvassa ikkunassa valitset keston pikanapeilla (15 min, 30 min, 45 min tai 60 min), valitset resurssin ja halutun alkamisajan.
Paina Tallenna esto — esto ilmestyy välittömästi kalenteriin ja sulkee kyseisen ajan asiakkaiden varauksilta.

Pikavalikko suoraan kalenteriruudukosta (Slot Action):

Klikkaamalla mitä tahansa tyhjää aikaslottia kalenterissa avautuu valikko:
Luo varaus tähän — avaa uuden varauksen lomakkeen esitäytetyllä ajalla.
Lisää pikatauko / esto — avaa suoraan pikataukolomakkeen kyseiselle kellonajalle ja resurssille.
Varauksen sivupaneelista voit myös klikata "Lisää tauko heti perään", jolloin siirtymäaika tai tauko lukitaan yhdellä painalluksella varauksen loppumisesta alkaen.

Pikahaku ja suodattimet

Haku yläpalkissa: Kirjoittamalla asiakkaan nimen, sähköpostin, puhelinnumeron tai palvelun nimen kalenteri suodattaa ja korostaa vastaavat varaukset heti.
Resurssi- ja palvelusuodatus: Valitse valikoista vain tietty kenttä tai palvelu tarkempaan tarkasteluun.
Näytä perutut / Näytä estot: Valintaruuduilla voit piilottaa tai tuoda näkyviin peruutetut varaukset ja aikakatkot.

Pikanäppäimet (Keyboard Shortcuts)

Kalenterin käyttöä voi nopeuttaa näppäimistöllä:

Näppäin	Toiminto
`T`	Hyppää kuluvaan päivään (Today)
`W`	Vaihda viikkonäkymään (Week)
`D`	Vaihda resurssipäivänäkymään (Day)
`←` / `→`	Siirry edelliseen / seuraavaan aikajaksoon
`Esc`	Sulje avoinna oleva sivupaneeli tai varauslomake

5. Palvelut

Katso tarkempi kuvaus kohdasta Vaihe 5 — Palvelut.

Palvelun muokkaaminen ja poistaminen

Palvelutaulukossa on jokaisen rivin kohdalla Edit- ja Delete-linkit. Poisto vaatii vahvistuksen.

Palvelulomakkeen välilehdet

Palvelun asetukset on jaettu neljälle välilehdelle. Välilehden vaihto ei tyhjennä täyttämättömiä kenttiä, ja Tallenna toimii miltä tahansa välilehdeltä. Jos pakollinen kenttä on täyttämättä toisella välilehdellä, lomake vaihtaa siihen ja näyttää virheen.

Välilehti	Sisältö
Perustiedot	Varaustapa, nimi, kesto, osallistujamäärät, väri, kuvaus, aktiivisuus, ennakkovarausrajat, maksu, jonotus
Hinnoittelu	Perushinta ja hinnan yksikkö (/ varaus, / tunti, / henkilö, / kappale), kausihinnoittelu, hintaportaat ja hinnan esikatselu
Peruutus	No-show-käytäntö, peruutusaikarajat, peruutusmaksutasot, peruutusehtojen teksti
Lomake	Varauksen lisäkentät ja asiakasviestit

Uusi palvelu: kausihinnat, hintaportaat ja esikatselu ovat käytettävissä vasta tallennuksen jälkeen. Kun uusi palvelu tallennetaan, lomake avautuu uudelleen Hinnoittelu-välilehdelle, jotta ne voi lisätä heti perään.

Hinnan esikatselu

Hinnoittelu-välilehden alalaidassa näkyy Hinnan esikatselu: valitse ajankohta, kesto (tai vuokrauksessa vuorokaudet), osallistujamäärä ja hintaporras, niin erittely näyttää hinnan vaihe vaiheelta — perushinta, kausihinta (säännön nimi), tapahtumahinta, yksikkö ja hintaporras — sekä lopullisen hinnan. Vaiheet, jotka eivät vaikuta hintaan, näytetään viivalla. Laskenta on täsmälleen sama kuin asiakkaan varauksessa, joten esikatselun hinta vastaa veloitusta. Esikatselun virhe ei estä lomakkeen tallennusta.

5b. Kilpailutapahtuma — luontivelho

Sivupalkki → Kilpailutapahtuma (🏁)

Kilpailun, kurssin tai muun kiinteän ajankohdan tapahtuman perustaminen käsin vaatisi useamman erillisen työvaiheen: palvelun luonti, resurssin ja sijainnin linkitys, saatavuuden asetus ja ilmoittautumiskenttien määrittely. Velho tekee ne yhtenä ohjattuna kulkuna, ja joko kaikki onnistuu tai mitään ei jää puolitiehen.

Kuusi vaihetta

#	Vaihe	Sisältö
1	Kilpailu	Uusi kilpailu vai uusi ajankohta olemassa olevaan kilpailupalveluun
2	Ajankohta ja paikka	Päivä, alku- ja loppuaika, sijainti, resurssi
3	Osallistujat	Vähimmäis- ja enimmäismäärä, toteutumiskynnys, jonotuslista
4	Hinnoittelu	Tapahtuman hinta ja ilmoittautumisikkuna
5	Ilmoittautumiskentät	Valmispohjat ja omat kentät
6	Yhteenveto	Tarkistus ja luonti

Olemassa olevalla palvelulla vaihe 3 ohitetaan — osallistujarajat ovat palvelutason asetuksia ja periytyvät sellaisenaan. Vaihe 4 näytetään aina, koska hinta on tapahtumakohtainen; silloin se näyttää myös palvelun nykyisen hinnan vertailuarvona.

Resurssin valinta — tärkein yksittäinen valinta

Kilpailussa resurssit ovat usein kokonaan eri kuin arjessa, ja tämä valinta ratkaisee toimiiko ilmoittautuminen lainkaan.

Luo kilpailulle oma resurssi, kun kilpailu varaa radan tai tilan kokonaan. Tämä on useimmiten oikea valinta: oma resurssi sallii samanaikaiset ilmoittautumiset automaattisesti, saa antamasi kapasiteetin, eikä peri mitään muuta aikataulua — kilpailusivulla näkyy vain tämä kilpailu.

Käytä olemassa olevaa resurssia, kun kilpailu on osa normaalia toimintaa. Velho tarkistaa silloin kaksi asiaa ja tarjoaa korjausta painikkeella:

Varoitus	Mitä se tarkoittaa
Yksi ilmoittautuminen täyttäisi kilpailun	Resurssille ei ole sallittu samanaikaisia varauksia. Ensimmäinen ilmoittautuja sulkee ajan muilta riippumatta osallistujarajoista.
Kapasiteetti ei riitä	Resurssin kapasiteetti on pienempi kuin osallistujien enimmäismäärä. Kapasiteetti ratkaisee.

⚠️ Osallistujarajat eivät yksin riitä. Vaiheen 3 rajat ohjaavat kilpailun toteutumista ja yhden ilmoittautumisen kokoa. Yhtäaikaisten ilmoittautujien määrää ohjaa resurssin kapasiteetti — ja vain jos resurssille on sallittu samanaikaiset varaukset. Korjauspainikkeet muuttavat jaettua resurssia, joten ne vaikuttavat myös muihin sitä käyttäviin palveluihin.

Normaalin käytön estäminen kilpailun ajaksi

Vaiheessa 2 voit valita resurssit, joiden normaali varaaminen estetään kilpailun ajaksi. Tyypillinen tilanne: kilpailulle oma resurssi, ja radan normaali resurssi estetään samaksi ajaksi.

Esto ei peru jo tehtyjä varauksia. Jos estettävällä resurssilla on varauksia kyseiseen aikaan, velho listaa ne asiakkaineen — käsittele ne varausnäkymässä ennen kilpailun julkaisua.

Eston kesto valitaan samassa kohdassa:

Vain tapahtuman ajaksi — esto kattaa täsmälleen kilpailun aikaikkunan. Rata vapautuu normaaliin käyttöön heti kilpailun päätyttyä.
Koko päiväksi — esto kattaa koko kilpailupäivän keskiyöstä keskiyöhön. Tämä on oikea valinta silloin kun rata on kilpailun takia poissa käytöstä myös ennen ja jälkeen: rakentaminen, purku, aikataulun venyminen.

Velhon varoitukset noudattavat valittua kestoa. Jos vaihdat koko päivän estoon, listaan ilmestyvät myös kilpailun ulkopuoliset saman päivän varaukset — juuri ne, jotka esto sulkisi.

Jos kilpailu käyttää normaalia resurssia, velho varoittaa. Resurssia ei voi estää itseltään, joten normaali varaaminen jää auki kilpailun ajaksi: asiakkaat voivat varata radan kilpailun päälle, eikä viikkokalenterissa näy kilpailusta mitään — se näyttää vain varaukset ja estot. Varoitus tulee vain silloin kun resurssin aukioloaika oikeasti kattaa kilpailun ajan. Ratkaisu on luoda kilpailulle oma resurssi ja estää normaali resurssi.

Jos valitulla resurssilla on jo toinen kilpailu samaan aikaan, velho kertoo siitä mutta sallii etenemisen: kaksi luokkaa samaan aikaan samalla radalla voi olla tarkoituksellista, kunhan kapasiteetti riittää molemmille yhteensä.

Tapahtumakohtainen hinnoittelu

Sama palvelu voi laskuttaa eri ajankohdista eri hinnan. Esimerkki: kausicupin osakilpailut maksavat 40 €, finaali 80 €. Molemmat ovat samaa palvelua, joten ne näkyvät samassa varauslistassa ja tilastoissa — toisin kuin jos finaalille luotaisiin oma palvelunsa.

Hinnoittelutiloja on kaksi:

Tila	Toiminta
Sama hinta kaikille	Tapahtuman hinta ratkaisee.
Alempi hinta ennen varmistumista	Ilmoittautujat maksavat alemman hinnan niin kauan kuin osallistujia on alle toteutumiskynnyksen. Vaatii kynnysarvon — ilman sitä alempi hinta ei koskaan aktivoituisi, ja velho estää etenemisen.

Hinnan muokkaus jälkikäteen: avaa tapahtuma varauslistalta tai kalenterista ja käytä tapahtumanäkymän hintakenttiä. Tyhjä kenttä tarkoittaa "peri hinta palvelulta" — nolla taas tarkoittaa ilmaista tapahtumaa, ja ne ovat eri asioita. Jo tehtyjen varausten hinta ei muutu takautuvasti.

Ilmoittautumiskentät

Vaihe 5 tarjoaa viisi valmispohjaa: kilpailulisenssin numero, luokka/sarja, seura/tiimi, kilpailunumero ja syntymävuosi. Omia kenttiä voi lisätä vapaasti. Kentät koskevat vain tätä ajankohtaa eivätkä muuta palvelun muita tapahtumia.

Ne näkyvät asiakkaan ilmoittautumislomakkeella ja osallistujalistan CSV-viennissä.

Lopputulos

Yhteenvedossa saat valmiin [flexires_event]-shortcoden kopiointinapilla sekä linkin tämän palvelun varauslistaan. Liitä shortcode WordPress-sivulle, niin ilmoittautuminen on auki.

Sama velho on WordPress-lisäosassa (FlexiRes → Kilpailutapahtuma), ja se luo WP-sivun automaattisesti. Molemmat velhot tuottavat identtiset tapahtumat, joten voit käyttää kumpaa tahansa.

5c. Hintaportaat (esim. Jäsen / Ei-jäsen)

Palvelulle voi määrittää useita asiakkaan itse valittavissa olevia hintoja — tyypillisesti jäsen- ja ei-jäsenhinnan, mutta portaita voi olla useampi ja ne voi nimetä vapaasti.

Hallinta: avaa palvelu (Palvelut → muokkaa) ja etsi Hintaportaat-osio. Klikkaa + Lisää porras ja täytä:

Kenttä	Selitys
Nimi	Portaan nimi, näkyy asiakkaalle valitsimessa (esim. "Jäsen", "Ei-jäsen")
Muutostyyppi	Muutos euroina (±€), muutos prosentteina (±%) tai kiinteä hinta (€)
Muutosarvo	Muutostyypeillä etumerkillinen luku: `-10` vähentää 10 €, `+5` lisää 5 € (sama logiikka prosenteille). Kiinteällä hinnalla portaan lopullinen hinta, esim. `20`
Oletus	Yksi porras voidaan merkitä oletukseksi — se on asiakkaalle esivalittuna

Muutostyyppinen porras (±€, ±%) muokkaa palvelun perushintaa, ei korvaa sitä — se pätee myös kausi- ja tapahtumahinnan päälle. Kiinteähintainen porras sen sijaan korvaa hinnan ja ohittaa kausi- ja tapahtumahinnan: "Jäsen 20 €" on aina 20 €. Tuntihintaisella palvelulla kiinteä hinta on tuntihinta (20 €/h × 3 h = 60 €). Etumerkillinen muutosarvo antaa valita kumman suunnan ajattelutavan haluat: perushinta voi olla jäsenhinta, johon ei-jäsenille lisätään korotus (+), tai yleishinta, josta jäsenille vähennetään alennus (-). Käyttöliittymä näyttää molemmille tavoille suoraan lasketun euromäärän, joten prosentteja ei tarvitse laskea käsin.

Ei jäsenyyden todentamista. Asiakas valitsee portaan itse varauslomakkeella — järjestelmä ei tarkista oikeutta valittuun hintaan, joten tämä perustuu luottamukseen.

Portaat eivät ole käytössä vuokrapalveluissa (Rental-palvelut) — vain aikaslottipohjaisissa palveluissa.

Portaaton palvelu ei näytä valitsinta lainkaan asiakkaalle — varauslomake toimii kuten ennenkin. Kun portaita on, valitsin näkyy WordPress-sivustolla varauslomakkeessa, viikkokalenterissa, seuraava vapaa -näkymässä ja tapahtumailmoittautumisessa; valittu porras tallentuu varaukseen ja näkyy varausvahvistuksessa.

5d. Hajanaisten varausten ja "reikäpäivien" hallinta (Hieronta-, hoito- ja vastaanottopalvelut)

Yksinyrittäjän ja vastaanottotyön (kuten hierojat, fysioterapeutit, kosmetologit, parturi-kampaajat ja valmentajat) suurin arkinen haaste on aikojen pirstaloituminen pitkin päivää ja turha päivystäminen toimipisteellä.

Tyypillisiä ongelmatilanteita ovat:

Yksittäinen varaus tyhjälle päivälle: Kalenteri on täysin tyhjä huomiselle, mutta asiakas tekee klo 11:00 varauksen klo 8:00 aamulla. Yrittäjä joutuu lähtemään toimipisteelle vain yhden 45 minuutin hoidon vuoksi.
Reikäpäivä (hajanaiset varaukset): Yksi asiakas varaa klo 09:00 ja toinen klo 16:00. Väliin jää 6 tuntia tyhjää odottelua, jolloin yrittäjä on sidottu työpaikalle ilman laskutettavaa työtä.
Viime hetken peruutus tyhjältä päivältä: Päivän ainoa asiakas peruuttaa vuoronsa 30 minuuttia ennen aloitusta.

FlexiRes tarjoaa kuusi toisiaan tukevaa työkalua, joilla voit hallita kalenterin täyttymistä tiiviisti ja estää turhat tyhjät odotusajat:

1. Ankkurivarauslogiikka (Ensimmäisen varauksen ennakkoaika)

Tämä on tehokkain automaattinen suoja yksittäisiä herätevarauksia vastaan.

Missä asetetaan: Palvelut → Muokkaa palvelua → Perustiedot -välilehti:

Ennakkovarausaika (min): esim. 60 (1 tunti)
Ensimmäisen varauksen ennakkoaika (min): esim. 1440 (24 tuntia) tai 2880 (48 tuntia)

Miten ankkuri toimii kalenteripäiväkohtaisesti:

Kun kalenteripäivä on tyhjä: Järjestelmä vaatii pitkän ennakkovaroitusajan (first_booking_advance_minutes, esim. 24 h). Asiakas ei voi varata aikaa samalle päivälle muutamaa tuntia aiemmin. Yrittäjä tietää edellisenä päivänä klo 18 mennessä, onko huominen työpäivä vai ansaittu vapaapäivä.
Kun ensimmäinen varaus saapuu (ankkuri syntyy): Heti kun joku asiakas varaa ajan hyvissä ajoin (tai vähintään 24 h ennen), kyseinen kalenteripäivä katsotaan aktivoiduksi. Ankkurin jälkeiset samalle päivälle sijoittuvat ajat avautuvat automaattisesti lyhyemmällä normaalilla ennakkoajalla (min_advance_booking_minutes, esim. 60 min)! Muut asiakkaat voivat nyt täydentää työpäivääsi lyhyelläkin varoitusajalla.
Päiväkohtainen rajaus: Ankkuri toimii nimenomaan saman kalenteripäivän sisällä — maanantain varaus ei vapauta tiistain aikoja, vaan jokainen päivä arvioidaan itsenäisesti.

Ammattilaisen vinkki — Oma aamuankkuri: Jos tiedät meneväsi toimipisteelle huomenna tekemään paperitöitä tai huoltoa klo 09:00–10:00 ja haluat ottaa vastaan asiakkaita loppupäiväksi lyhyelläkin varoitusajalla: luo kalenteriin aamuksi este tai hallinnollinen varaus ("Työpäivän aloitus"). Tämä toimii päivän ankkurina, ja asiakkaat pääsevät varaamaan klo 10:00 jälkeisiä aikoja tunnin varoitusajalla!

2. Aukioloaikojen lohkominen ja yhtenäiset vuorot

Älä aseta kalenteria auki klo 08:00–21:00 jokaisena viikonpäivänä, ellei sinulla ole aikomusta istua toimipisteellä koko päivää.

Hallinta: Hallinta → Aukioloajat
Tiiviit työjaksot: Määrittele resurssille tiivistetyt aukiolot, esimerkiksi:

Maanantai & Keskiviikko: 09:00 – 14:00 (aamuvuorot)
Tiistai & Torstai: 13:00 – 18:00 (iltavuorot)
Perjantai: 10:00 – 15:00

Lounas- ja lepotaukojen kiinteä suojaus: Voit lisätä samalle resurssille kaksi eri aukioloaikariviä samalle viikonpäivälle:

Rivi 1: Maanantai 09:00 – 12:00
Rivi 2: Maanantai 13:00 – 17:00
Väliin jäävälle ajalle (12:00–13:00) järjestelmä ei koskaan tarjoa aikoja — lounastauko on aina turvattu ilman erillisiä esteitä.

3. Varausten käsivahvistus (Vaatii hyväksynnän)

Jos haluat 100 % hallinnan siitä, mihin kohtiin päivää varaukset sijoittuvat:

Missä asetetaan: Palvelut → Muokkaa palvelua → Perustiedot → laita päälle valinta Vaatii hyväksynnän (requires_confirmation: true).
Miten prosessi etenee:

Kun asiakas tekee varauksen, se ei siirry heti vahvistetuksi vaan jää tilaan Odottava (Pending) (keltainen laatikko kalenterissa ja varauslistalla).
Saat uuden varauksen ilmoituksen heti sähköpostiin ja/tai Telegram-bottiin.
Avaat kalenterin:

Jos aika sopii: Aika osuu heti toisen varauksen perään tai yrittäjä on jo paikalla → klikkaa varauspaneelista ✓ Vahvista varaus. Asiakkaalle lähtee virallinen vahvistussähköposti ja kalenterikutsu.
Jos aika luo reikäpäivän: Aika osuu 4 tunnin päähän ainoasta aamun varauksesta → klikkaa 🔄 Siirrä aikaa (Reschedule) tai soita/viestitä asiakkaalle paneelin pikayhteyslinkeistä (tel: / mailto:). Ehdota ajan siirtoa toisen varauksen perään (esim. "Hei, sopisiko sinulle klo 11:30 suoraan aamun toisen asiakkaan jälkeen?"). Jos asiakas ei halua siirtää aikaa, voit hylätä varauksen napauttamalla ✕ Peruuta varaus.

4. Pikatauot ja reaaliaikaiset kalenterin estot

Kun päivä alkaa täyttyä, voit estää hajanaisten aikojen syntymisen salamannopeasti suoraan kalenterista:

Pikatauko varauksen perään: Kun aamulle tulee varaus klo 09:00–10:00, klikkaa kalenterista varauksen sivupaneelista + Lisää tauko heti perään tai käytä tyhjän slotin pikavalikkoa. Voit lisätä 15, 30, 45 tai 60 minuutin tauon tai huoltoajan.
Loppupäivän sulkeminen: Jos päivälle on tullut varaukset klo 10:00–13:00 etkä halua ottaa vastaan myöhäisiltojen yksittäisiä varauksia, klikkaa klo 14:00 slottia → Lisää pikatauko / esto → aseta loppumisajaksi 18:00. Ilta sulkeutuu välittömästi varauksilta, ja pääset lähtemään kotiin ilman yllätysvarauksia.

5. Puskuriajat (Buffer Times)

Missä asetetaan: Palvelut → Muokkaa palvelua → Perustiedot:

Puskuriaika ennen (min): esim. 5 min
Puskuriaika jälkeen (min): esim. 15 min

Vaikutus: Puskuriaika varataan automaattisesti kalenterista varauksen molemmin puolin. Asiakkaat eivät voi varata aikoja sekunnilleen kiinni edellisen hoidon loppuun, jolloin ehdit desinfioida hoitopöydän, tuulettaa tilan, kirjata asiakasmuistiinpanot ja pestä kädet rauhassa ennen seuraavaa asiakasta.
Viimeisen varauksen puskuri: Jos haluat, että päivän viimeinen varaus voi päättyä tasan toimipisteen sulkemisaikaan (eikä sen perään vaadita tyhjää puskuriaukioloa), laita toimipisteen asetuksista päälle Poista puskuri päivän viimeiseltä varaukselta.

6. Tiukat peruutussäännöt ja No-show-kulut

Missä asetetaan: Palvelut → Muokkaa palvelua → Peruutus -välilehti:

Peruutus viimeistään (tuntia ennen): esim. 24 tai 48
No-show -käytäntö: Fixed fee (esim. 30 €) tai Full charge (koko varauksen hinta)

Estää asiakkaita jättämästä tulematta paikalle tai perumasta aamulla sovittua hoitoa. Yrittäjällä on selkeät kirjalliset peruutusehdot, jotka tulostuvat varausvahvistukseen ja asiakkaan itsepalveluperuutussivulle.

5e. Toimialakohtaiset käyttövaihtoehdot ja malliratkaisut (Use Cases & Blueprints)

FlexiRes soveltuu monille eri toimialoille. Alla on esitelty kuusi yleisintä käyttömallia ja niiden optimaaliset konfiguraatiot.

Malli 1: Hieronta-, hoito- ja kauneudenhoitopalvelut (Yksinyrittäjät & Vastaanotot)

Sopii: Hierojat, fysioterapeutit, osteopaatit, kosmetologit, parturi-kampaajat, psykoterapeutit, valmentajat.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssi	Tyyppi: `Staff` (Työntekijä / Yrittäjä), Kapasiteetti: `1`, Rinnakkaiset varaukset: `Ei`	Vain yksi asiakas kerrallaan. Sidotaan hoitohuoneeseen tai toimipisteeseen.
Aukioloajat	Tiiviit työvuorot (esim. ma–to 09–16, pe 09–14). Lounastauko 12–13 suojattu kahdella aukiolorivillä.	Estää pirstaleiset työpäivät.
Palvelut	Esim. "Klassinen hieronta 60 min" (65 €), "Urheiluhieronta 90 min" (90 €).	Kesto vastaa hoitoaikaa.
Ennakkoajat	`Ennakkovarausaika`: 60 min, `Ensimmäisen varauksen ennakkoaika`: 1440 min (24 h).	Tyhjä huominen ei yllätä; jos päivällä on jo varaus, lisäajat aukeavat tunnissa.
Puskuriajat	`Puskuriaika jälkeen`: 15 min.	Hoitopöydän siivous, tuuletus ja asiakasmuistiinpanojen kirjaus.
Lisäkentät	Tyyppi: `multiselect` / `text`: "Terveydentila / allergiat", "Oirealueet".	Esitiedot valmiina ennen kuin asiakas astuu ovesta sisään.
Maksutavat	Tiskimaksu (käteinen/kortti), Liikuntaedut (Epassi, Smartum, Edenred) paikan päällä TVL 69 § mukaan, tai lahjakortit.	Helppo kuitata Z-raportille.
Lisämyynti	Add-on: "Lämpöhoito / Kinesioteippaus" (+15 €), "Hoitava linimentti kotiin" (+12 €).	Kasvattaa keskiostosta.

Malli 2: Padel-, tennis- ja sulkapallohallit sekä tilavuokraus

Sopii: Padel-kentät, tennishallit, kuntosalin yksityistilat, saunatilat, bändikämpät, valokuvausstudiot.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssi	Tyyppi: `Room` (Kenttä 1, Kenttä 2, Saunatila), Kapasiteetti: `4` (tai tilan maksimi), Rinnakkaiset varaukset: `Ei`.	Koko kenttä varataan yhdelle ryhmälle.
Aukioloajat	Laajat aukiolot (esim. ma–su 06:00–23:00).	Tila tuottaa aamusta iltaan itsepalveluna.
Palvelut	"Padel-kenttävuoro 60 min" (32 €), "Padel-kenttävuoro 90 min" (48 €).	Kesto ja hintaportaat (päivä vs. prime time).
Hinnoittelu	Kausi- ja viikkohinnoittelu: Arkipäivä klo 06–15 (24 €), Prime Time arkisin 16–21 ja viikonloput (36 €).	Kysynnän mukainen dynaaminen tuotto.
Älylukot	Shelly Cloud / Yale Doorman / PIN-koodilukko linkitetty resurssiin.	PIN-koodi luodaan automaattisesti ja toimitetaan sähköpostissa. Ovi aukeaa 15 min ennen vuoroa.
Maksutavat	Verkkomaksu pakollinen (`payment_required: true`, Stripe / Paytrail / Klarna).	Ei haamuvarauksia, rahat tilille ennen vuoron alkua.
Lisämyynti	Lisävarusteet (Add-ons): "Vuokramaila" (+4 €/kpl, quantity max 4), "Pallotuubi" (+7 €).	Asiakas saa vuokravälineet kätevästi varauksen yhteydessä.

Malli 3: Ryhmäliikunta, jooga, kurssit ja elämysretket

Sopii: Joogatunnit, spinning, crossfit-tunnit, melontaretket, ruoanlaittokurssit, maistatukset.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssi	Tyyppi: `Room` (Salitila) tai `Staff` (Ohjaaja), Kapasiteetti: esim. `16`, Rinnakkaiset varaukset: `Kyllä`.	Useat itsenäiset asiakkaat varaavat paikkoja samaan yhteiseen tuntiin.
Palvelut	"Aamujooga 60 min", "Pilates alkeiskurssi".	Jokainen osallistuja varaa oman paikkansa.
Vahvistuskynnys	`Min. vahvistukseen`: esim. `4`, `Kynnyksen deadline (vrk)`: `1` (24 h ennen).	Tunti toteutuu vain, jos osallistujia on vähintään 4. Jos ei täyty, varaukset peruuntuvat automaattisesti ilman tappiota.
Ennakkohinta	`Ennakkohinta`: esim. `12 €` (normaalihinta 18 €).	Early Bird -alennus houkuttelee ensimmäiset 4 varaajaa nopeasti varmistamaan ryhmän.
Jonotuslista	`Jonolistaus käytössä`: Kyllä, `Varausikkuna`: 120 min.	Jos joku peruu, jonossa ensimmäinen saa välittömästi ilmoituksen ja linkin varata vapautuneen paikan.
WordPress-esitys	Lyhytkoodi: `[flexires_booking layout="grid"]` tai `[flexires_week_calendar]`.	Selkeä viikko-ohjelma, josta näkyy vapaat paikat ryhmiin.

Malli 4: Päivä- ja vuorokausivuokraus (Mökit, autot, paljut, koneet)

Sopii: Lomamökit, vuokra-autot, veneet, mobiilisaunat, kylpytynnyrit, tekstiilipesurit, halkomakoneet.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Varaustapa	Päivävuokraus (rental) (`booking_mode = "rental"`).	Asiakas valitsee päivämäärävälin (saapumispäivä – lähtöpäivä) kellonaikojen sijaan.
Check-in / Check-out	`Check-in`: `15:00`, `Check-out`: `12:00`.	Jättää 3 tuntia väliä siivoukselle ja tarkastukselle ennen seuraavaa vuokraajaa.
Vuokra-ajat	`Min. vuokrapäivät`: `2` (viikonloput) tai `1`, `Max. vuokrapäivät`: esim. `14`.	Estää kannattamattomat yhden yön viikonloppuvaraukset sesonkina.
Kausihinnoittelu	"Juhannus & Heinäkuu" 180 €/vrk, "Syksy & Talvi" 110 €/vrk.	Hinnat päivittyvät automaattisesti kalenteripäivän mukaan.
Lisäpalvelut	Add-on: "Loppusiivous" (+95 €), "Liinavaatesetti" (+15 €/hlö), "Paljun täyttö ja lämmitys" (+80 €).	Suuri osa vuokraustoiminnan katteesta tulee lisäpalveluista.
WordPress-esitys	Lyhytkoodi: `[flexires_rental service_slug="hirsimokki"]`.	Päivämäärähaarukkavalitsin ja yökohtainen hintalaskuri.

Malli 5: Kilpailutapahtumat ja turnaukset

Sopii: Karting-kilpailut, frisbeegolf-viikkokisat, koiranäyttelyt, esport-turnaukset.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Luontityökalu	Sivupalkki → Kilpailutapahtuma (🏁 luontivelho).	Luo yhdellä prosessilla palvelun, aikaslotit, lisäkentät ja sulkee normaalin käytön.
Resurssitapa	"Sulje normaali resurssi kilpailun ajaksi" (luo `BlockedTime`-eston radalle/kentälle).	Tavalliset asiakkaat eivät voi varata kenttää kisalähtöjen päälle.
Ilmoittautumiskentät	"Sarja / Luokka" (`select`), "Kilpailunumero" (`number`), "Lisenssinumero" (`text`), "Transponderi" (`text`).	Kilpailunjohtaja saa valmiin osallistujalistan ja tiedot kilpailujärjestelmään.
Tapahtumahinnoittelu	Osallistumismaksu esim. 45 €/kuljettaja, katsomolippu 10 €.	Poikkeaa normaaleista ratamaksuista.
WordPress-esitys	Lyhytkoodi: `[flexires_event service_slug="syyskisa-2026"]`.	Suora ilmoittautumiskortti ilman kalenterin selausta.

Malli 6: Monitoimipisteinen ketju ja jaetut asiantuntijat

Sopii: Useammalla paikkakunnalla toimivat lääkäri-, terapia- tai katsastusasemat, kiertävät hierojat.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Sijainnit	Hallinta → Sijainnit: Luo jokaiselle toimipisteelle oma sijainti (esim. Helsinki, Tampere, Turku).	Asiakas näkee tarkan katuosoitteen ja saapumisohjeet.
Synonyymit	Automaattinen kaupunkien tunnistus (Hki → Helsinki, Tre → Tampere, Åbo → Turku).	Hakemisto ja suodatus toimivat riippumatta kirjoitusasusta.
Resurssit	Kiertävä työntekijä linkitetään maanantaisin Sijaintiin A ja tiistaisin Sijaintiin B aukioloaikojen kautta.	Estää tuplabuukkaukset eri kaupunkeihin.
iCal-synkronointi	Jokainen työntekijä tilaa oman resurssinsa iCal-syötteen puhelimensa kalenteriin (Google / Apple / Outlook).	Aina ajantasainen päiväohjelma puhelimessa ilman admin-paneeliin kirjautumista.
Julkinen hakemisto	Ota yritysprofiilista päälle hakemistonäkyvyys (`show_in_directory: true`).	Palvelusi löytyvät FlexiResin valtakunnallisesta hausta kaupungin ja kategorian mukaan.

5f. Vuorokausivuokrauksen erikoistoimialat ja huoltojen hallinta (Mökit, kalusto, ajoneuvot & tilat)

Vuorokausi- ja päivävuokraus (booking_mode = "rental") eroaa merkittävästi tavallisista aikaslottipalveluista. Asiakas ei valitse 60 minuutin aikaa, vaan valitsee nouto- ja palautuspäivän.

Lisäksi vuokraustoimintaan liittyy olennaisesti vaihtopäivien logiikka, vakuutukset ja omavastuut, lisävarusteet sekä kaluston määräaikais-, kuukausi- ja vuosihuollot.

Alla kuvataan neljä eri vuokraustoimialan täsmäkonfiguraatiota sekä viisi tapaa hallita kaluston huoltoseisokkeja ja kuntotarkastuksia.

Vuokraustoimialojen täsmäkonfiguraatiot

1. Vuokramökit, loma-asunnot ja majoitus

Nouto- ja palautusajat (Check-in / Check-out): Aseta palvelulle esim. Check-in klo 16:00 ja Check-out klo 12:00.

Tämä jättää automaattisen 4 tunnin siivous- ja tarkastusikkunan vaihtopäiville: edellinen asiakas luovuttaa avaimet klo 12 ja siivoojat ehtivät valmistella mökin ennen klo 16 saapuvaa uutta vuokralaista.

Minimi- ja maksimivuorokaudet: Aseta Min. vuokrapäivät: 2 (viikonloput) tai 7 (sesonkiviikot lauantaista lauantaihin), jotta vältytään kannattamattomilta yhden yön vuokrauksilta.
Kausihinnoittelu (SeasonalPrice):

Korkeasesonki (esim. juhannusviikko ja heinäkuu 06-15 – 08-05): 180 €/vrk.
Hiihtoloma / Ruska: 140 €/vrk.
Normaali perushinta: 95 €/vrk.
Viikonloppukorotus: perjantai- ja lauantaiöille voidaan asettaa oma korotettu hinta.

Lisäpalvelut (Add-ons):

"Loppusiivous" (kiinteä 95 €) — asiakas voi valita, siivoaako itse vai ostaako siivouksen.
"Liinavaatesetti & pyyhkeet" (15 € / hlö, valintatyyppi: quantity).
"Kylpytynnyrin käyttö ja lämmityspuut" (120 € / vuokraus).
"Lemmikkimaksu" (35 € / viipymä).

Varauksen lisäkentät (booking_fields):

Aikuisten määrä (number, pakollinen)
Lasten määrä (number)
Lemmikit mukana (select: Ei lemmikkejä / Koira / Kissa)
Arvioitu saapumisaika (text)

Älylukot (Shelly / Yale):

Resurssiin liitetään älylukko, joka generoi ovikoodin automaattisesti. Koodi aktivoituu tasan klo 16:00 saapumispäivänä ja lakkaa toimimasta tasan klo 12:00 luovutuspäivänä.

2. Ajoneuvot ja peräkärryt (Vuokra-autot, pakettiautot, matkailuautot, trailerit)

Nouto- ja palautusajat: Aseta nouto esim. klo 08:00 ja palautus klo 20:00 (tai vrk-pohjaisesti klo 10:00 / klo 10:00).
Pakolliset lisäkentät (booking_fields):

ajokortin_numero (teksti, pakollinen)
ajokorttiluokka (select: B, BE, C1, C)
syntymaaika (pvm / teksti, pakollinen — iän ja ajo-oikeuden varmentamiseen)
kakkoskuljettajan_tiedot (nimi ja puhelinnumero, vapaaehtoinen)

Lisäpalvelut ja vakuutusturva:

"Omavastuun pienennys (CDW)" (+19 €/vrk) — pienentää kolarivahingon omavastuun 1 500 eurosta 300 euroon.
"Nokkakärryt ja muuttoliinat" (+15 € / vuokraus).
"Lisäkilometripaketti 500 km" (+45 €).
"Lasten turvaistuin" (+10 €/vrk).

Vahvistuskäytäntö: Ota käyttöön Vaatii hyväksynnän (requires_confirmation), jotta vuokraamon virkailija voi tarkistaa vuokraajan iän ja luottokelpoisuuden ennen kuin varaus vahvistetaan ja auto lukitaan kalenterista.

3. Kalusto- ja työkonevuokraus (Tekstiilipesurit, maantiivistäjät, halkomakoneet, paljukärryt)

Vuokrausmallit: Tyypillisesti 1 vrk (arkisin) tai Viikonloppupaketti (nouto perjantaina klo 16, palautus maanantaina klo 09).
Lisäkentät:

vetoauton_rekisterinumero (peräkärrykalustolle)
sahkoliitanta (select: 230V valovirta / 16A voimavirta)
kayttokohde (teksti: esim. osoite tai lyhyt kuvaus työmaasta)

Lisäpalvelut ja palautuskunnon varmistus:

"Puhdistusmaksu jos palautetaan likaisena" (50 € huomautuksena sopimuksessa).
"Pienkonebensiini 5 litran kanisteri" (+22 €).
"Timanttiterän / kulutusosan kuluma" (+15 €).

Käyttö- ja saapumisohjeet: Palvelun asetuksiin lisätään arrival_instructions (noudon sijainti, lukitun portin koodi) ja preparation_notes (turvallisuusohjeet, henkilönsuojaimet, kiinnitysohjeet peräkoukkuun).

4. Tila-, kokous- ja juhlapaikkavuokraus (Saunamaailmat, juhlasalit, huvilat)

Vuokrausaika: Iltavuokraus tai vuorokausivuokraus (esim. klo 14:00 – seuraava aamu 10:00).
Lisäpalvelut:

"Perussiivous vuokrauksen jälkeen" (+120 €).
"Astiasto ja lasit 40 hengelle" (+60 €).
"Pyyhkeet ja kylpytakit" (+6 € / kpl).
"Ammattitason PA-äänentoisto ja mikrofonit" (+80 €).

Peruutusehdot: Juhlapaikoille suositellaan porrastettua peruutusta (cancellation_tiers): peruutus yli 30 pv ennen veloituksetta, 14–30 pv ennen 50 % vuokrahinnasta, alle 14 pv ennen 100 %.

Kuukausi-, vuosi- ja määräaikaishuoltojen hallinta

Vuokrauskaluston ja -tilojen turvallisuus ja toimintavarmuus edellyttävät säännöllisiä huoltoja, katsastuksia, kuntotarkastuksia ja suursiivouksia. FlexiRes tarjoaa viisi selkeää mekanismia huoltotarpeiden hallintaan:

Huoltotyyppi	Mekanismi FlexiResissä	Missä asetetaan
Määräaikaishuolto / Katsastus	`BlockedTime` (esto yksittäiselle resurssille)	Hallinta → Estot tai Kalenteri
Kausihuolto / Talvisäilytys	`AvailabilityRule` (aukiolon kausisääntö)	Hallinta → Aukioloajat
Toimipisteen huoltoseisokki	`Holiday` (kaikki resurssit kerralla sulki)	Hallinta → Lomat
Vaihtopäivän pesu/tarkastus	Check-in / Check-out -aikojen erotus	Palvelun perustiedot
Korjaamon ulkoinen huolto	`iCal Feed URL` (Google Kalenteri / ulkoinen tilaus)	Hallinta → Resurssit

1. Yksittäisen resurssin määräaikaishuolto, katsastus tai korjaus (`BlockedTime`)

Kun tietty auto, mökki, kärry tai kone tarvitsee öljynvaihdon, määräaikaishuollon, katsastuksen tai viankorjauksen:

Hallinta: Hallinta → Estot → Lisää esto tai suoraan Kalenterista:

Valitse huollettava resurssi (esim. "Pakettiauto 02" tai "Mökki 1").
Valitse alkamis- ja päättymisaika (esim. koko päivä tai 3 päivän jakso).
Kirjoita syy (Syy / reason), esim:

"Määräaikaishuolto 60 000 km (Öljyt, suodattimet, jarrut)"
"Vuosikatsastus"
"Mökin suursiivous, tekstiilipesu ja otsonointi"
"Veneen perämoottorin kausihuolto"

Tallenna. Esto ilmestyy kalenteriin erottuvana raidallisena palkkina lukkokuvakkeella (🔒).
Vaikutus: Asiakkaat eivät voi varata kyseistä resurssia huollon ajalle verkkosivuilta tai widgeteistä.

2. Kausiluontoisen kaluston talvisäilytys ja telakointi (`AvailabilityRule`)

Kesäkalustolle (veneet, vesijetit, kesämökit, polkupyörät, terassit) tai talvikalustolle (moottorikelkat, lumilingot):

Hallinta: Hallinta → Aukioloajat
Toiminta:

Määritä resurssille aukioloaika ja aseta päivämäärärajaus:

Voimassa alkaen (valid_from): esim. 05-01 (1. toukokuuta)
Voimassa asti (valid_until): esim. 10-15 (15. lokakuuta)
Laita rasti ruutuun: Toistuu vuosittain (recur_annually: true).

Vaikutus: Kalusto on automaattisesti varattavissa vain kesäkaudella. Talvikuukaudet (lokakuun puolivälistä huhtikuun loppuun) sulkeutuvat automaattisesti huolto-, telakointi- ja säilytyskaudeksi ilman, että ylläpitäjän tarvitsee luoda käsin satoja yksittäisiä esteitä!

3. Koko kaluston tai toimipisteen yhteiset huoltoviikot (`Holiday`)

Kun koko toimipiste, mökkikylä tai vuokraamo suljetaan yhteisen huoltotyön, inventaarion tai kunnostuksen ajaksi:

Hallinta: Hallinta → Lomat → Lisää loma
Aseta nimi (esim. "Kevään huoltoviikko ja maalaustyöt") ja päivämääräväli (esim. 15.4.–22.4.).
Vaikutus: Kaikki toimipisteen resurssit sulkeutuvat kerralla pois asiakasvarauksilta yhdellä toimenpiteellä.

4. Vaihtopäivien automaattinen huolto- ja siivousikkuna

Päivittäisessä vuokrauksessa kalustoa ei saa luovuttaa suoraan edelliseltä asiakkaalta seuraavalle ilman kuntotarkastusta ja siivousta:

Määritä palvelun asetuksiin luontainen väli noudon ja palautuksen välille:

Esim. Palautus (Check-out) klo 11:00
Seuraava nouto (Check-in) klo 15:00

Järjestelmä varmistaa automaattisesti, että jokaisen vuokrauksen välissä on 4 tunnin suojattu huoltoikkuna. Tänä aikana henkilökunta tai siivouskumppani tarkistaa vauriot, pesee auton tai mökin, tarkistaa varusteet ja tankkaa laitteen valmiiksi seuraavaa asiakasta varten.

5. Ulkopuolisen korjaamon tai siivousfirman iCal-synkronointi

Jos kaluston huollot teetetään ulkopuolisella korjaamolla (esim. Raskone, Veho, paikallinen venetelakka) tai siivousyrityksellä, joka merkitsee huoltotyöt omaan digitaaliseen kalenteriinsa:

Hallinta: Hallinta → Resurssit → Muokkaa resurssia → iCal Feed URL
Syötä resurssille ulkoisen kalenterin tilausosoite (iCal-syöte).
Vaikutus: FlexiRes lukee huoltokorjaamon kalenterin säännöllisesti ja luo automaattisesti BlockedTime-estot huoltojen ajankohdille. Jos korjaamo siirtää huoltoaikaa omassa kalenterissaan, este siirtyy automaattisesti myös FlexiResissä.

5g. Uudet toimialakohtaiset käyttömallit ja erikoisratkaisut (Mallit 7–13)

FlexiRes kattaa aikaslotti- ja vuorokausivuokrauksen ohella myös erikoistoimialat, joilla on poikkeuksellisia vaatimuksia liittyen sesonkihuippuihin, kaluston kulumiseen, moniresurssisidontaan, mittarilukemiin tai viranomaismääräyksiin.

Malli 7: Rengashotellit, rengasliikkeet ja sesonkivaihdot

Sopii: Rengasliikkeet, autohuollot, kausivaihtopisteet, rengashotellit.

Sesonkivaihdoissa (kevään kesärengasruuhka maalis–toukokuussa ja syksyn talvirengasruuhka loka–marraskuussa) volyymit ovat massiivisia ja aikataulut minuutintarkkoja. Rengashotellissa keskeistä on tietää renkaiden tarkka hyllypaikka etukäteen.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssit	Tyyppi: `Equipment` tai `Room` (Nosturipaikka 1, Nosturi 2, Hallipaikka 3 jne.), Kapasiteetti: `1`.	Jokaiselle nosturille tai hallipaikalle oma rinnakkainen jono.
Aukioloajat	Sesonkiruuhkissa laajennetut aukiolot (esim. ark. 07:00–19:00, la 09:00–16:00). Sesongin ulkopuolella suppeampi aukiolo.	Maksimoi kapasiteetin ruuhkaviikoilla.
Palvelut	"Renkaiden kausivaihto (15 min)" (35 €), "Rengashotellivaihto + pesu (20 min)" (45 €), "Uusien renkaiden asennus ja tasapainotus (45 min)" (85 €).	Lyhyet, tiiviit aikavälit.
Puskurit	`Puskuriaika jälkeen`: `0 min` tai `5 min`.	Auton ajo sisään ja ulos nosturilta.
Ennakkoajat	`Ennakkovarausaika`: `30 min`, `Ensimmäisen varauksen ennakkoaika`: `120 min`.	Asiakkaat voivat varata ajan vaikka matkan varrelta.
Lisäkentät	`rekisterinumero` (`text`, pakollinen), `rengashotellin_hyllypaikka` (`text`, esim. "Hylly D-12"), `rengaskoko` (`select`: 15"-16" / 17"-18" / 19"+), `pulttien_kiristys_aluvanteille` (`checkbox`).	Renkaat ehditään nostaa hyllystä valmiiksi nosturin viereen ennen auton saapumista.
Muistutukset	Automatisoidut SMS- ja sähköpostimuistutukset 24 h ja 2 h ennen aikaa.	Minimoi myöhästymiset kiihkeässä 15 minuutin syklissä.

Malli 8: Työkone- ja maarakennuslaitevuokraus

Sopii: Minikaivurit (1–3 t), tärylätkät (maantiivistäjät), Avant-pienkuormaajat, saksinostimet, halkomakoneet, kantojyrsimet.

Työkoneissa vuokraus perustuu usein vuorokausi- tai viikonloppuhintaan, mutta kaluston kuluminen mitataan käyttötunneissa (h). Lisäksi laitteille tarvitaan vakuusmaksu ja usein kuljetuspalvelu työmaalle.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Varaustapa	Päivävuokraus (rental) (`booking_mode = "rental"`).	Nouto klo 08:00, palautus klo 17:00 (tai vrk-pohjainen).
Mittariseuranta	Resurssin `current_usage_hours` ja varauksen `start_usage_hours` / `end_usage_hours`.	Lähtötunnit ja palautustunnit kirjataan varaukselle. Palautus päivittää resurssin kokonaistunnit automaattisesti.
Määräaikaishuollot	Resurssin huoltosääntö: esim. "100 h öljynvaihto ja rasvaus" (`interval_hours: 100`, `due_at_hours: 250`).	Hallintapaneeli varoittaa automaattisesti, kun työtunnit lähestyvät huoltorajaa!
Vakuusmaksu	`deposit_amount`: esim. 300–500 €. Tila: `held` → `released` tai `claimed`.	Suojaa laiterikoilta, tahalliselta väärinkäytöltä ja puhdistamattomalta palautukselta.
Lisäpalvelut	Add-on: "Koneen toimitus työmaalle (< 20 km)" (+60 €), "Koneen nouto työmaalta" (+60 €), "Tankkauspalvelu palautettaessa" (+35 € + polttoaine), "Puhdistus / pesu" (+50 €).	Tuo merkittävää lisämyyntiä ja helpottaa asiakkaan arkea.
Lisäkentät	`tyomaan_osoite` (`text`, pakollinen kuljetukselle), `kuljettajan_puhelinnumero` (`text`), `kuorma-auton_purkupaikka_esteeton` (`checkbox`).	Toimituslogistiikka sujuu ilman turhia soittoja.

Malli 9: Lemmikkihotellit, koirahoitolat ja trimmaamot

Sopii: Koirahotellit, kissahoitolat, lemmikkipäiväkodit, eläinten trimmaus- ja pesupalvelut.

Lemmikkipalveluissa kriittistä on turvallisuus (rokotustodistusten voimassaolo), eläimen yksilölliset tarpeet (lääkitys, allergiat) sekä yhdistelmähoidot (majoitus + lähtöpäivän pesu).

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssit	Tyyppi: `Room` (Koirahuone Pieni 1-4, Koirahuone Iso 1-6, Kissala 1-8), Kapasiteetti: `1` (tai saman perheen lemmikeille `2`).	Jokainen lemmikki omassa turvallisessa tilassaan.
Varaustapa	Yövyntähoito: Päivävuokraus (rental) Check-in klo 14, Check-out klo 12. Päivähoito: Aikavaraus (slot) klo 07:30–17:00.	Kattaa sekä vuorokausimajoituksen että työpäivähoidon.
Katsastus / Rokotukset	Resurssin/asiakaskortin huolto-osio: "Kapi- ja raivotautirokotuksen tarkistus", "Kennelyskärokotus".	Muistuttaa määräajan umpeutumisesta.
Lisäkentät	`lemmikin_nimi_ja_rotu` (`text`, pakollinen), `syntymaaika_ika` (`text`), `erikoisruokavalio` (`text`), `saannollinen_laakitys` (`text`), `tuleeko_toimeen_muiden_kanssa` (`select`: Kyllä / Vain nartut / Ei muiden seuraan), `elainlaakarin_yhteystiedot` (`text`).	Hoitajalla on täydelliset taustatiedot hoitojaksolle.
Lisäpalvelut	Add-on: "Lähtöpesu ja föönaus" (+35 €), "Kynsien leikkaus" (+15 €), "Metsälenkki 45 min" (+20 €), "Oma herkkuluu iltapalaksi" (+5 €).	Hoitolan keskiostos kasvaa jopa 40–60 %.

Malli 10: Pakohuoneet ja elämyspelit

Sopii: Pakohuoneet (Escape Rooms), VR-peliareenat, lasertaistelu, elämysammunta, kirveenheittoradat.

Pakohuoneissa huone ja peliohjaaja (Gamemaster) ovat usein tuplasidottuja, ja pelin jälkeen tarvitaan ehdoton nollauspuskuri, jotta vihjeet, lukot ja rekvisiitta ehditään palauttaa alkuasemiin.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssit	Tyyppi: `Room` (Huone 1: Vankilapako, Huone 2: Salaseuran arvoitus).	Huone voi ottaa vain yhden ryhmän kerrallaan.
Hinnoittelu	`PriceUnit`: `person` tai `ServicePriceTier` porrastus: 2 pelaajaa (80 € = 40 €/hlö), 3 pelaajaa (105 € = 35 €/hlö), 4–6 pelaajaa (28 €/hlö).	Suurempi ryhmä maksaa vähemmän per henkilö, mutta kokonaistuotto nousee.
Puskurit	`Puskuriaika jälkeen (buffer_time_after)`: `20 min` tai `30 min`.	Kriittinen: Ohjaaja ehtii nollata pulmat, lukita arkut ja tuulettaa tilan. Kalenteri estää seuraavan ryhmän tulon ennen nollauksen valmistumista.
Ennakkovaraus	`Ennakkovarausaika`: `120 min` (2 h).	Ohjaaja ehtii paikalle valmistelemaan pelin.
Lisäpalvelut	Add-on: "Synttäritarjoilu pelin jälkeen" (+60 €), "Diplomit ryhmälle" (+10 €), "Pelin videokooste muistoksi" (+25 €).	Ryhmämyynnin ja virkistyspäivien tuotto kasvaa.
Maksutavat	Verkkomaksu tai TVL 69 § mukaiset kulttuuri-/liikuntaedut (Edenred, Smartum, Epassi).	Pelit kuuluvat verottajan hyväksymiin kulttuurietuihin.

Malli 11: Golfkentät, frisbeegolf ja simulaattorit

Sopii: Golf-lähtöajat (Tee times), TrackMan- ja Full Swing -golfsimulaattorit, maksulliset frisbeegolfradat.

Golfin lähtöajoissa peliryhmän koko on 1–4 pelaajaa, ja lähdöt tapahtuvat tyypillisesti 10 minuutin välein. Simulaattoreissa puolestaan varataan 1–3 tunnin vuoroja.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssi (Kenttä)	Tyyppi: `Room` (Väylä 1 / Tiiauspaikka), Kapasiteetti: `4`, Rinnakkaiset varaukset: `Kyllä`.	4 itsenäistä pelaajaa voi varata paikan samaan 10 minuutin lähtöön.
Resurssi (Simulaattori)	Tyyppi: `Room` (Simulaattori 1, Simulaattori 2), Kapasiteetti: `1` ryhmä.	Yksityinen tila yhdelle porukalle.
Aukioloajat	Auringonnoususta auringonlaskuun (esim. 06:00–21:30), simulaattoreille 24/7 älylukolla.	Simulaattorien yö- ja aamukäyttö tuo passiivituloa.
Palvelut	"Green Fee 18 reikää" (65 €), "Green Fee 9 reikää" (38 €), "Simulaattorivuoro 60 min" (30 € / prime 40 €).	Selkeät tuotteet.
Lisäkentät	`seura_ja_jasennumero` (`text`), `tarkka_tasoitus_hcp` (`number`, max 54.0), `green_card_suoritettu` (`checkbox`).	Varmistaa pelaajien kelpoisuuden kentälle.
Liikuntaedut	`allow_sports_benefits: true`, `sports_benefit_type: "sports"`.	Epassi, Smartum ja Edenred suoraan verkossa tai tiskillä.
Lisäpalvelut	"Golfauto 18 reikää" (+40 €), "Vuokramailasetti" (+20 €), "Kärry" (+5 €).	Oheismyynti.

Malli 12: Valokuvaus- ja studiovuokraus

Sopii: Valokuvausstudiot, podcast-studiot, videotuotantotilat, suoratoistostudiot.

Studiotoiminnassa asiakas voi varata pelkän tilan omatoimisesti (valokuvaaja tuo omat mallit) tai tilata studiotilan + ammattikuvaajan. Kalliille salamalaitteille ja kameroille tarvitaan vakuus.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssit	Tyyppi: `Room` (Studio A Cyclorama, Studio B Daylight), liitetty tarvittaessa kuvaajaan (`Staff`).	Mahdollistaa tilavuokrauksen tai kuvaajapaketin.
Älylukot	PIN-koodiohjaus (Shelly / Yale). Ovikoodi voimassa varauksen keston + 15 min roudausaikaa.	Täysin automatisoitu itsepalvelustudio ilman päivystäjää.
Vakuusmaksu	`deposit_amount`: esim. 200–400 € katevarauksena.	Korvaa rikkoutuneet salamaputket tai likaiset taustakartongit.
Lisäpalvelut	Add-on: "Profoto-salamasetti 3 valoa" (+45 €), "Savukone" (+20 €), "Taustakartonki uusi rulla" (+30 €), "Shure SM7B podcast-mikrofonisetti 4 hlö" (+40 €).	Asiakas räätälöi varusteet tuotannon mukaan.
Puskurit	`buffer_time_after`: `15 min`.	Seuraava tuotantoryhmä ei törmää ovella edelliseen.

Malli 13: Veneiden laituripaikat, talvisäilytys ja pienvarastot

Sopii: Venesatamat, pursiseurat, telakat, pienvarastot, konttivarastot.

Kausi- ja pitkäaikaisvuokrauksessa sopimuskausi on kuukausi- tai vuosipohjainen. Portit ja ovet toimivat PIN-koodeilla, ja kalustolle tarvitaan nosto- ja katsastuspäivät.

Osa-alue	Suositeltu määritys	Perustelu
Resurssit	Tyyppi: `Room` tai `Equipment` (Laituripaikka A-01, Konttivarasto 6 m² K-14).	Tarkka paikkakoodi.
Varaustapa	Kausivuokraus tai kuukausitoistuva (`booking_mode = "rental"`).	Kesäkausi 1.5.–31.10., Talvikausi 1.11.–30.4.
Kulunvalvonta	Laiturin sähkölukollinen portti tai pienvaraston ovi avautuu asiakkaan henkilökohtaisella PIN-koodilla tai puhelimella.	Vain maksaneilla vuokralaisilla on pääsy laiturille tai varastolle.
Lisäkentät	`veneen_rekisteritunnus` (`text`), `veneen_leveys_m` (`number`), `veneen_syvays_m` (`number`), `vakuutusyhtio_ja_poliisinumero` (`text`).	Varmistaa, että vene mahtuu poijujen väliin ja vakuutus on voimassa.
Huollot & Nostot	Kalustohuolto: "Kevätkatsastus ja sammuttimentarkastus", "Syysnosto nosturiautolla".	Satamakapteeni näkee katsastetut veneet suoraan listalta.

5h. Mittarilukemat, käyttötunnit, vakuusmaksut ja liikuntaedut (Uudet työkalut)

Vuokrauskaluston ja laitteiden ammattimaiseen hallintaan on rakennettu neljä keskeistä toimintoa:

1. Mittarilukemat (km) ja käyttötunnit (h)

Missä määritetään:

Hallinta → Resurssit → Muokkaa resurssia: Syötä ajoneuvolle Mittarilukema (km) (esim. 45 000) tai työkoneelle/veneelle Käyttötunnit (h) (esim. 120.5).

Varauksen luovutus ja palautus:

Kun asiakas noutaa laitteen, varaukselle kirjataan Lähtölukema (km) tai Lähtötunnit (h).
Kun laite palautetaan, kirjataan Palautuslukema (km) tai Palautustunnit (h).
Järjestelmä laskee automaattisesti ajetun matkan tai käytetyt tunnit (Palautus - Lähtö).
Automaattinen synkronointi: Kun varauksen palautuslukema tallennetaan, resurssin kokonaislukema päivittyy automaattisesti uuteen korkeampaan arvoon ilman erillistä kirjausta!

2. Mittariperusteiset määräaikaishuollot ja automaattiset hälytykset

Huoltoväli kilometreinä tai tunteina:

Kun lisäät huoltokohteen (Resurssit → Valitse resurssi → Katsastukset & Määräaikaishuollot), voit kalenteripäivämäärän lisäksi asettaa:
Huoltoväli (km): esim. 15 000 km
Määrä-km (tavoitelukema): esim. 60 000 km
Käyttötuntiväli (h): esim. 100 h
Määrätunnit (tavoite): esim. 250 h

Älykäs hälytysjärjestelmä:

Järjestelmä hälyttää sekä päivämäärän että mittarilukeman perusteella:
Jos auton mittarilukema saavuttaa huoltorajan (esim. 500 km ennen määrälukemaa tai ylitetty), kojelaudalle ja resurssisivulle syttyy punainen huomiovaroitus: ⚠️ Mittariraja ylittynyt!
Kun huolto kuitataan tehdyksi (✅ Kuittaa), syötät todellisen huoltohetken mittarilukeman (esim. 60 120 km) ja käyttötunnit.
Järjestelmä rullaa automaattisesti seuraavan huoltorajan eteenpäin (60 120 + 15 000 = 75 120 km)!

3. Vakuusmaksun / Takuumaksun (Security Deposit) kierto

Kone-, ajoneuvo- ja tilavuokrauksessa vakuusmaksu on paras suoja vaurioita, ilkivaltaa tai siivoamattomia tiloja vastaan:

Asetus palvelulle: Palvelut → Muokkaa palvelua → Vakuusmaksu (€) (esim. 300.00).
Varauksen vakuuden tilat:

none — Ei vakuutta.
held — Pidätettynä / Hallussa: Asiakas on asettanut vakuuden (katevaraus tai käteinen). Hallintapaneelin varausikkunassa näkyy keltainen vakuuskortti.
released — Vapautettu: Kalusto tarkastettu palautuksen yhteydessä, vaurioita ei havaittu. Yhdellä klikkauksella painikkeesta "Vapauta vakuus" järjestelmä merkitsee vakuuden vapautetuksi ja tallentaa aikaleimatun tarkastusmerkinnän audit-lokiin.
claimed — Pidätetty kuluihin: Jos laite palautetaan rikkinäisenä tai likaisena, klikkaa "Pidätä vakuus". Voit syöttää pidätettävän summan (esim. 120 € rikkoutuneesta osasta tai koko 300 €) ja perustelun. Tieto tallentuu viralliseksi tositteeksi varauksen tietoihin ja lokiin.

4. Liikunta- ja kulttuuriedut verkkovarauksissa (Epassi, Smartum, Edenred)

Palvelun kelpoisuus: Kytke päälle Palvelut → Liikuntaetujen kelpoisuus ja valitse tyyppi (Liikunta, Kulttuuri tai Hyvinvointi).
Tositekoodin kirjaus: Kun asiakas maksaa Epassi-, Smartum- tai Edenred-sovelluksellaan etukäteen verkossa tai tiskillä, kuitin numero tallentuu kenttään benefit_receipt_code.
Tarkistus ja kuittaus: Hallintapaneeli näyttää koodin suoraan varauskortissa ja antaa yhdellä klikkauksella kuitata paikan päällä suoritetun liikuntaetumaksun (✓ Kuittaa maksetuksi), jolloin varaus siirtyy vahvistetuksi ja ALV-erittely tallentuu kirjanpitoa varten oikein (liikunta- ja kulttuuriedut ALV 10 % / 14 %).

6. Jonolistaus

Jonolistaus-sivu näyttää kaikki asiakkaat, jotka odottavat paikkaa täynnä olevalle palvelulle.

Tilat

Tila	Selitys
Waiting (sininen)	Odottaa vuoroaan jonossa
Notified (keltainen)	Saanut ilmoituksen vapaasta paikasta — varausikkuna käynnissä
Converted (vihreä)	Jonopaikka muuttui varaukseksi
Expired (harmaa)	Varausikkuna umpeutui ilman varausta
Cancelled (punainen)	Jonopaikka peruttu

Notified-tilassa näkyy reaaliaikainen laskuri, kuinka kauan asiakkaalla on aikaa jäljellä varauksen tekemiseen. Laskuri muuttuu punaiseksi alle 10 minuutin kohdalla.

Suodattimet

Voit rajata listaa tilan (Aktiiviset / Kaikki / Ilmoitettu / Vanhentunut) ja palvelun mukaan. Refresh-painike päivittää tilanteen manuaalisesti.

7. Käyttäjät

Käyttäjät-sivu on näkyvissä vain Owner-roolisille käyttäjille. Täältä hallitaan paneelin käyttäjätunnuksia.

Käyttäjätasot

Taso	Pääsy
Owner	Kaikki toiminnot, mukaan lukien käyttäjähallinta ja Yritysprofiili
Staff	Varaukset, palvelut ja jonolistaus — ei käyttäjähallintaa

Uuden käyttäjän luominen

Klikkaa + New User — lomake avautuu sivulle. Syötä sähköposti, salasana (vähintään 8 merkkiä) ja valitse rooli. Käyttäjä ohjataan ensimmäisellä kirjautumisella asettamaan 2FA.

Käyttäjän hallinta

Olemassa olevan käyttäjän kohdalla on seuraavat toiminnot:

Deactivate / Activate — estää tai sallii kirjautumisen
→ Staff / → Owner — vaihtaa roolin
Change password — asettaa uuden salasanan. Huom: salasanan vaihto nollaa myös käyttäjän 2FA-asetuksen — käyttäjä joutuu asettamaan sen uudelleen seuraavalla kirjautumisella.

Omaa tiliään ei voi deaktivoida tai muuttaa rooliaan itse.

8. Palautteet

Palautteet-sivu näyttää asiakkaiden jättämät palautteet sisäisen palautejärjestelmän kautta.

Yhteenvetokortti näyttää tähtikeskiarvon ja jakaumapalkit
Palvelusuodatin rajaa palautteet tiettyyn palveluun
Tähtisuodatin (1–5) rajaa tietyn arvosanan palautteisiin

Palautejärjestelmä aktivoidaan Asetukset → Yritysprofiili kohdassa. Valitse tila "Sisäinen" ja aseta palautesivun osoite (WordPress-sivu jolla [flexires_feedback]-lyhytkoodi on).

8b. Verkkomaksut (Stripe / Paytrail / Klarna / Visma Pay / PayPal)

Asetukset → Yritysprofiili → Verkkomaksut (vain Owner)

Voit vaatia asiakkaalta maksun varauksen yhteydessä. Varaus vahvistetaan ja vahvistusviestit lähetetään vasta, kun maksu on suoritettu — maksamatta jäänyt varaus vapauttaa ajan automaattisesti noin 35 minuutissa.

Käyttöönotto

Valitse maksunvälittäjä Yritysprofiilista: Ei käytössä (oletus), Stripe, Paytrail, Klarna, Visma Pay tai PayPal. Vain yksi välittäjä voi olla aktiivisena kerrallaan.

Stripe — kansainväliset korttimaksut. Syötä Secret Key (sk_live_…) ja luo Stripeen webhook-endpoint: backend-osoite + /v1/payments/stripe-webhook, tapahtuma checkout.session.completed → liitä sen Signing Secret (whsec_…).
Paytrail — suomalaiset verkkopankit, MobilePay ja kortit. Syötä Merchant ID ja Secret Key Paytrailin kauppiaspaneelista. Callback-osoitetta ei tarvitse määrittää Paytrailiin erikseen.
Klarna, Visma Pay ja PayPal — ks. omat käyttöönotto-ohjeet alla.

Aseta oletus-ALV (%) — käytetään maksurivillä. Palvelulle voi antaa oman ALV-prosentin palvelulomakkeella (esim. liikuntapalvelut 14 %).
Kytke maksu palvelukohtaisesti: Palvelut → muokkaa → "Vaadi maksu varattaessa". Maksun summa on aina järjestelmän laskema lopullinen hinta — kausihinnat, alennuskoodit ja ennakkovarauksen alennettu hinta huomioidaan automaattisesti.

Klarna

Rekisteröidy Klarnan kauppiaaksi ja hae Payments-tuotteelle tunnukset (Username/UID ja Password) Klarnan Merchant Portalista.
Valitse ylläpitoportaalin Asetukset-sivulla maksunvälittäjäksi Klarna, syötä tunnukset.
Testausvaiheessa pidä "Käytä testitiliä (playground)" ruksittuna — tällöin maksut käsitellään Klarnan playground-ympäristössä eikä oikeaa rahaa liiku.
Kun olette valmiita ottamaan maksut tuotantoon, poista ruksi ja syötä tuotantotunnukset.

Huom: Klarna tukee vain EU-alueen kauppiaita — Pohjois-Amerikan/Oseanian tunnuksia ei tueta.

Visma Pay

Hae Visma Pay -kauppiastili osoitteesta vismapay.com.
Kopioi API-avain ja yksityinen avain kauppiaspaneelista ylläpitoportaalin Asetukset-sivulle.
Visma Paylla ei ole erillistä testitiliä — samat tunnukset toimivat sekä testauksessa että tuotannossa, samaan tapaan kuin Paytraililla.

PayPal

Luo PayPal Developer -tili osoitteessa developer.paypal.com ja luo sovellus (App) saadaksesi Client ID:n ja Client Secretin.
Valitse ylläpitoportaalin Asetukset-sivulla maksunvälittäjäksi PayPal, syötä tunnukset.
Testausvaiheessa pidä "Käytä hiekkalaatikkoa (sandbox)" ruksittuna — PayPal Developer Dashboard tarjoaa ilmaisen sandbox-tilin testimaksuja varten.
Kun olette valmiita ottamaan maksut tuotantoon, poista ruksi ja syötä Live-tunnukset (eri Client ID/Secret kuin sandboxissa).

Hyvitykset tehdään automaattisesti

Tilanne	Hyvitys
Asiakas peruu (Omat varaukset / sähköpostilinkki)	Maksettu summa − peruutusehtojen mukainen maksu
Yritys peruu (admin-paneeli)	Koko maksettu summa
Ennakkovarauksen kynnys ei täyty	Koko maksettu summa kaikille maksaneille

Maksustatus varauslistalla

Hinnan alla näkyy varauksen maksutilanne: Maksettu, Odottaa maksua (kesken jäänyt verkkomaksu — vapautuu automaattisesti), Hyvitetty tai Osittain hyvitetty.

Maksuvaatimus ei ole takautuva. Kun kytket palvelulle maksuvaatimuksen, se koskee vain uusia varauksia — aiemmin tehdyt varaukset säilyvät voimassa eikä niiltä pyydetä maksua jälkikäteen, ja ne lasketaan normaalisti mukaan osallistujamääriin ja vahvistuskynnyksiin. Erotat ne varauslistalta siitä, että maksumerkintä puuttuu kokonaan. Toimi näin: veloita asiakkaalta paikan päällä, tai peru varaus ja pyydä varaamaan uudelleen, jolloin uusi varaus kulkee maksun kautta. Maksuttoman varauksen peruminen ei yritä tehdä hyvitystä.

9. Muutoshistoria

Muutoshistoria-sivu näyttää FlexiRes-järjestelmän julkaisutiedotteet. Merkinnät on jaoteltu komponenteittain:

Komponentti	Väri	Selitys
Backend	Sininen	Palvelimen ja API:n muutokset
Admin-portaali	Violetti	Tämän hallintapaneelin muutokset
WordPress	Oranssi	WordPress-lisäosan muutokset
Yleinen	Harmaa	Yleiset tiedotteet

Owner-roolinen käyttäjä voi lisätä uusia merkintöjä + Uusi merkintä -painikkeella. Merkinnän luominen vaatii superadmin-avaimen.

9b. Diagnostiikka

Diagnostiikka-sivu (🩺) auttaa selvittämään, miksi palvelu tai aika ei näy asiakkaille.

Konfiguraation terveystarkistus

Sivun yläosa tarkistaa automaattisesti koko varausketjun ja listaa löydökset:

Löydös	Vakavuus	Merkitys
Resurssilla ei aukioloaikoja	⛔ Virhe	Resurssi ei näy asiakkaille lainkaan
Palvelua ei linkitetty resurssiin	⛔ Virhe	Palvelua ei voi varata
Sijaintirajaus ilman aukioloaikaa	⛔ Virhe	Sijainti näkyy asiakkaille suljettuna
Resurssilla ei palveluita	⚠️ Varoitus	Resurssi on todennäköisesti kesken
Umpeutunut kausisääntö	⚠️ Varoitus	Sääntö ei ole enää koskaan voimassa

Jokaisen löydöksen vieressä on Korjaa → -linkki oikealle hallintasivulle. Jos virheitä on, Dashboard näyttää punaisen varoituskortin joka tuo tälle sivulle.

Miksi tämä päivä on tyhjä?

Sivun alaosan työkalu selittää yksittäisen päivän tilanteen: valitse resurssi, päivämäärä ja halutessasi palvelu → työkalu käy kerrokset läpi ja kertoo mikä sääntö estää varaukset:

Aukiolosäännöt — onko tälle viikonpäivälle sääntöä, ja mihin kellonaikoihin
Lomat ja juhlapyhät — estääkö loma tai kansallinen pyhäpäivä
Estot — osuuko päivälle BlockedTime-merkintöjä
Ennakkoaika — onko koko päivä ennakkoaikaikkunan sisällä; ensimmäisen varauksen ennakkoajan kohdalla näkyy myös ankkurivarauksen tila ("ankkurivaraus löytyy" / "ei ankkurivarausta → vaaditaan X min")
Palvelulinkki — onko valittu palvelu ylipäätään linkitetty resurssiin
Varaukset — päivän varausmäärä suhteessa kapasiteettiin

Vinkki: Tämä on ensimmäinen paikka johon kannattaa mennä, kun asiakas kysyy "miksi kalenterissa ei näy aikoja".

10. WordPress-lyhytkoodit

FlexiRes-lisäosa tarjoaa seitsemän lyhytkoodia, jotka lisätään WordPress-sivujen sisältöön: [flexires_booking], [flexires_my_bookings], [flexires_week_calendar], [flexires_next_available], [flexires_rental], [flexires_event] ja [flexires_feedback]. Kaikki lyhytkoodit piilottavat itsensä automaattisesti sivurakentajan esikatselussa (Elementor, Gutenberg, Kadence) API-kutsujen estämiseksi.

Lyhytkoodit hyväksyvät numeeristen ID-attribuuttien (service_id jne.) rinnalla myös slug-attribuutit (service_slug, resource_slug, location_slug), jotka toimivat myös palvelinsiirron jälkeen. Jos molemmat on annettu, ID voittaa.

`[flexires_booking]` — Varauskalenteri

Tärkein lyhytkoodi. Näyttää palveluvalitsimen, viikkokalenterin ja varauslomakkeen.

Parametrit:

Parametri	Tyyppi	Selitys
`location_id`	numero	Suodattaa palvelut ja resurssit sijainnin mukaan — sijaintivaihtoehto piilotetaan käyttäjältä
`service_id`	numero	Esivalitsee palvelun suoraa varauslinkkiä varten
`resource_id`	numero	Esivalitsee resurssin ja suodattaa palvelut ko. resurssille (tarkempi kuin location_id)
`date`	`YYYY-MM-DD`	Avaa kalenterin valmiiksi tietylle päivälle
`event_title`	teksti	Näyttää otsikkobannerin kalenterin yläpuolella (esim. kampanja tai tapahtuma)
`layout`	`calendar` / `next-available` / `grid`	Näkymätyyli: kuukausikalenteri (oletus), lista seuraavista vapaista ajoista tai viikkoruudukko (mobiilissa swipe-päivänäkymä)

Esimerkit:

[flexires_booking]

Täysin vapaa valinta — asiakas valitsee itse sijainnin, palvelun, resurssin ja ajan.

[flexires_booking location_id="1"]

Sijaintivaihto piilotettu — näyttää vain sijainnin 1 resurssit ja niille linkitetyt palvelut. Muiden sijaintien resurssit ja palvelut eivät näy.

[flexires_booking service_id="3" resource_id="2" date="2025-06-15"]

Suora varauslinkki: kalenteri aukeaa suoraan palvelulle 3, resurssille 2, päivälle 15.6.2025.

[flexires_booking event_title="Kesätarjous — 20% alennus" service_id="5"]

Kampanjasivu: yläreunan banneri ja esivalittu palvelu.

`[flexires_my_bookings]` — Varauksen hallinta

Asiakkaan omavaraussivun lyhytkoodi. Toimii kahdella tavalla:

Sähköpostilinkki (?fr_token=xxx) — näyttää yksittäisen varauksen hallintanäkymän: tiedot, peruutus- ja aikamuutostoiminnot
Ilman tokenia — näyttää lomakkeen, jolla asiakas voi pyytää pääsylinkin sähköpostiinsa

Lyhytkoodilla ei ole parametreja — se toimii automaattisesti URL:n fr_token-parametrin perusteella.

Esimerkki:

[flexires_my_bookings]

Lisää tämä lyhytkoodi omalle sivulleen (esim. /varaukset) ja aseta sen URL admin-portaalin Asetukset → Yritysprofiili -kohtaan "Booking page URL" -kenttään. Vahvistussähköpostit linkittävät automaattisesti tähän osoitteeseen.

Mitä asiakas näkee tokenin kanssa:

Palvelu, aika, osallistujamäärä, sijainti, tila ja maksettu summa
Lisäkentät: varauksessa määritetyt lisäkentät ovat suoraan näkyvissä ja muokattavissa (esim. ruokavaliot, lisätiedot)
Lisäpalvelut: asiakas voi lisätä varaukseen lisäpalveluita suoraan hallintanäkymästä:

Paikan päällä maksettava varaus: lisäpalveluita voi vapaasti lisätä, vähentää tai poistaa
Verkossa maksettu varaus: lisäpalveluita voi lisätä ja maksaa suoraan verkossa (ohjaus maksupalveluun), mutta jo maksettuja lisäpalveluita ei voi itsepalveluna poistaa tai vähentää

"Peruuta varaus" -painike (jos varaus on aktiivinen ja peruutusehtojen puitteissa)
"Muuta aikaa" -painike — avaa aikavalitsimen uudelleenajoitukseen

`[flexires_week_calendar]` — Viikkokalenterinäkymä

Visuaalinen viikkonäkymä yhden resurssin varaustilanteesta. Sopii esimerkiksi etusivulle tai erilliselle aikataulusivulle. Klikkaamalla vapaata aikaa asiakas voidaan ohjata varaussivulle tai varaus voidaan tehdä suoraan popupista.

Parametrit:

Parametri	Tyyppi	Oletusarvo	Selitys
`resource_id`	numero	—	Näytettävän resurssin ID — suodattaa myös popupin palveluvalinnan
`location_id`	numero	—	Sijainnin ID — suodattaa popupin palvelut sijainnin resurssien mukaan
`slot_minutes`	numero	`60`	Aikaruudukon tarkkuus minuutteina (esim. 30, 60)
`booking_page`	URL	—	Jos annettu, vapaa aika linkittää tälle sivulle esivalitulla päivällä. Jos tyhjä, varaus avautuu popupiin.
`title`	teksti	`Weekly Availability`	Kalenterin otsikko
`width`	CSS-arvo	asetuksista	Kalenterin leveys, esim. `100%`, `900px`
`height`	CSS-arvo	asetuksista	Kalenterin korkeus, esim. `600px`, `auto`

Esimerkit:

[flexires_week_calendar resource_id="1" location_id="1"]

Resurssin 1 viikkonäkymä — klikkaus avaa varauksen popupiin suoraan.

[flexires_week_calendar resource_id="2" booking_page="https://example.com/varaa" slot_minutes="30"]

30 min tarkkuus, klikkaus ohjaa varaussivulle esivalitulla päivällä.

[flexires_week_calendar resource_id="1" title="Sauna — varaukset" width="100%" height="500px"]

Mukautettu otsikko ja kiinteä koko.

Kalenterin selite:

Suljettu (harmaa) — aukioloaikojen ulkopuolella tai loma/esto
Vapaa (vihreä) — varattavissa
Varattu (punainen) — jo varattu
Muu käyttö (oranssi) — resurssi estetty muusta syystä
Tänään — korostettu päivä
Nykyinen tunti — sininen merkintä

Leveys- ja korkeusasetukset voi asettaa myös pysyvästi admin-portaalin Asetukset → Yritysprofiili -kohdassa, jolloin shortcode-attribuutit ylikirjoittavat ne tarvittaessa.

`[flexires_feedback]` — Palautelomake

Asiakaspalautelomake, joka näytetään varauksen jälkeen lähetetyn palautelinkin kautta. Lomake tunnistaa asiakkaan URL:n fr_feedback=xxx-parametrista automaattisesti.

Lyhytkoodilla ei ole parametreja.

Esimerkki:

[flexires_feedback]

Lisää omalle sivulle (esim. /palaute) ja aseta sen URL admin-portaalin Asetukset → Yritysprofiili -kohtaan "Feedback URL". Valitse myös palautejärjestelmän tyypiksi Sisäinen.

Mitä asiakas näkee:

Tähtiluokitus 1–5
Vapaaehtoinen tekstipalaute
Palvelun ja ajan tiedot yläpuolella vahvistuksena

Palvelu–Resurssi–Sijainti-riippuvuudet

FlexiResin tietomalli perustuu seuraavaan hierarkiaan:

Sijainti (Location)
  └── Resurssi (Resource)  — resource.location_id viittaa sijaintiin
        └── Palvelu (Service)  — ServiceResourceLink yhdistää resurssiin

Palvelulla ei ole suoraa sijainti-kenttää — sijainti määräytyy aina resurssien kautta.

Kuinka linkitys toimii käytännössä

Luo sijainti (esim. "Toimipiste A")
Luo resurssi ja valitse sille sijainti (esim. "Hieroja Matti" → Toimipiste A)
Avaa palvelun asetukset admin-portaalissa ja linkitä palvelu resurssiin (esim. "Hieronta 60 min" → Hieroja Matti)

Nyt "Hieronta 60 min" on saatavilla Toimipiste A:ssa, koska resurssi Hieroja Matti sijaitsee siellä.

Mitä location_id tekee lyhytkoodeissa

Kun shortcodeen asettaa location_id="1":

Backend palauttaa vain resurssit joilla on location_id = 1
Backend palauttaa vain palvelut, jotka on linkitetty johonkin kyseisen sijainnin resurssista
Sijaintivaihtoehto piilotetaan käyttäjältä (kiinteä sijainti)

Tämä tarkoittaa, että palvelu joka ei ole linkitetty yhteenkään ko. sijainnin resurssiin ei näy — vaikka sama palvelu olisi saatavilla muissa sijainneissa.

Esimerkki: kaksi toimipistettä, eri henkilöt

Sijainti	Resurssi	Palvelut
Toimipiste A	Hieroja Matti	Hieronta 60 min, Hieronta 90 min
Toimipiste B	Hieroja Anna	Hieronta 60 min

[flexires_booking location_id="1"]  → näyttää Matin ja molemmat palvelut
[flexires_booking location_id="2"]  → näyttää Annan ja vain 60 min palvelun
[flexires_booking resource_id="1"]  → näyttää vain Matin ja hänen palvelunsa

`[flexires_next_available]` — Seuraavat vapaat ajat

Kompakti näkymä, joka näyttää seuraavat N päivää joissa palvelu on varattavissa. Sopii etusivulle tai palvelusivulle kun halutaan näyttää heti lähimmät vapaat ajat — esim. jos palvelu on tarjolla kerran viikossa, näkyy seuraavat 5 viikkoa joissa on vapaita slotteja.

Parametrit:

Parametri	Tyyppi	Oletusarvo	Selitys
`service_id`	numero	—	Palvelun ID. Jos jätetään tyhjäksi, näytetään palveluvalitsin automaattisesti.
`resource_id`	numero	—	Resurssin ID.
`location_id`	numero	—	Sijainnin ID — välitetään varaukselle.
`days`	numero	`5`	Näytettävien vapaiden päivien määrä (max 14).
`slot_minutes`	numero	asetuksista	Aikaslottien tarkkuus.
`participants`	numero	`1`	Osallistujamäärä saatavuuden tarkistukseen.
`title`	teksti	`Next Available Times`	Näkymän otsikko.

Esimerkit:

[flexires_next_available service_id="2" resource_id="1" location_id="2"]

Näyttää 5 seuraavaa päivää (oletusarvo) jossa palvelu 2 on varattavissa resurssilla 1.

[flexires_next_available service_id="3" resource_id="1" location_id="2" days="3" title="Seuraavat Mini-GP ajat"]

Näyttää 3 seuraavaa päivää mukautetulla otsikolla.

Toiminta:

Jos service_id puuttuu: näyttää sijainnin/resurssin kaikki palvelut valintapainikkeina — asiakas valitsee palvelun ja vapaat ajat latautuvat
Jos vain yksi palvelu on saatavilla: valitaan automaattisesti ilman valitsinta
Jokainen vapaa päivä näkyy omana korttina, slotit vihreillä painikkeilla
Klikkaus avaa inline-varauslomakkeen suoraan alle
Skannaa automaattisesti enintään 90 päivää eteenpäin

`[flexires_rental]` — Päivävuokrauskalenteri

Kuukausikalenteri päiväpohjaisiin vuokrauksiin (autot, mökit, veneet, välineet). Asiakas valitsee aloitus- ja lopetuspäivän klikkaamalla, näkee hintalaskelman (päivät × päivähinta, kausihinnoittelu huomioiden) ja tekee varauksen. Vaatii palvelun, jonka Booking Mode on Rental (day-based).

Esimerkit:

[flexires_rental resource_id="5"]     ← yhden kohteen kalenteri
[flexires_rental]                     ← kaikki rental-resurssit valittavana
[flexires_rental location_id="2"]     ← vain tietyn toimipisteen kalusto

`[flexires_event]` — Tapahtumailmoittautuminen

Yksinkertainen ilmoittautumiswidget kertatapahtumille ja toistuville tapahtumille (kilpailut, kurssit, workshopit). Näyttää kaikki saatavat ajat kortteina ilman kalenteria tai valikoita — asiakas klikkaa suoraan "Ilmoittaudu". Täynnä olevat ajat näkyvät harmautettuina.

Parametrit: service_id, resource_id ja location_id ovat pakollisia. Valinnaiset: days_ahead (hakuväli päivinä, oletus 60) ja title (otsikko widgetin yläpuolelle).

Esimerkki:

[flexires_event service_id="12" resource_id="11" location_id="8" title="Kesäkilpailu 2026"]

Lyhytkoodien sijoittaminen — suositukset

Lyhytkoodi	Suositeltu sijainti
`[flexires_booking]`	Oma varaussivu, esim. `/varaa` tai `/booking`
`[flexires_my_bookings]`	Oma hallintasivu, esim. `/varaukset` tai `/my-bookings`
`[flexires_week_calendar]`	Etusivu, palvelusivu tai aikataulunakyma
`[flexires_next_available]`	Etusivu tai palvelukohtainen sivu — näyttää lähimmät vapaat ajat
`[flexires_rental]`	Vuokrattavan kohteen tuotesivu tai oma vuokraussivu
`[flexires_event]`	Tapahtuman tai kampanjan oma sivu
`[flexires_feedback]`	Oma palautesivu, esim. `/palaute` tai `/feedback`

Kaikkien näiden sivujen URL:t asetetaan admin-portaalin Asetukset → Yritysprofiili -kohtaan, jotta järjestelmä osaa rakentaa oikeat linkit sähköposteihin.

11. Vinkit päivittäiseen käyttöön

Dashboard ensin — katso aina ensin odottavat toimenpiteet (keltainen kortti). Jos siinä on numero, siellä on vahvistamattomia varauksia.
No-show-käytäntö kannattaa asettaa jokaiselle palvelulle etukäteen, jotta summa laskeutuu automaattisesti kun no-show merkitään.
Jonolistaus kannattaa tarkistaa päivän päätteeksi — Notified-tilassa olevat asiakkaat odottavat vastaustasi ja varausikkuna voi olla sulkeutumassa.
Salasanan vaihto kannattaa tehdä rauhallisena hetkenä — muista kertoa käyttäjälle, että heidän 2FA-koodi on nollattava uudelleen.
Lomat kannattaa syöttää hyvissä ajoin — järjestelmä ei automaattisesti sulje pyhäpäiviä ellei WordPress-lisäosassa ole aktivoitu "Sulje arkipyhät automaattisesti".
Resurssikalenteri on hyödyllinen päivittäisessä seurannassa — yhdellä silmäyksellä näkee kaikkien resurssien tilanteen valitulle päivälle.

12. Kalenteri-integraatio

Admin-portaalin Kalenteri-integraatio-sivu (/ical) mahdollistaa resurssikohtaisen iCal-tilaussyötteen, jolla varaukset näkyvät suoraan Google Calendarissa, Apple Calendarissa tai Outlookissa.

Tilausosoitteen luominen

Avaa Kalenteri-integraatio-sivu vasemmasta valikosta
Kukin resurssi näkyy omana korttinaan
Klikkaa Luo tilausosoite haluamasi resurssin kohdalla
Kopioi generoitu URL ja lisää se kalenterisovellukseesi

Yksityiskohtaustaso

Jokaiselle resurssille voi valita, mitä tietoja kalenteritapahtumaan sisällytetään:

Taso	Sisältö
Perustiedot	Palvelun nimi — ei asiakastietoja
Täydet tiedot	Palvelun nimi + asiakkaan nimi, puhelin, sähköposti

Tietoturvahuomio: Täydet tiedot -taso sisältää asiakkaiden yhteystietoja. Älä jaa tilausosoitetta julkisesti — se on tarkoitettu vain sinulle tai henkilökunnalle.

Ohjeet kalenterisovelluksiin

Google Calendar:

Kopioi tilausosoite
Avaa Google Calendar → vasemmasta palkista Muut kalenterit → + → Lisää URL:n kautta
Liitä osoite ja klikkaa Lisää kalenteri

Huom: Google päivittää ulkoiset iCal-syötteet noin 8–24 tunnin välein. Uudet varaukset eivät näy välittömästi.

Apple Calendar:

Tiedosto → Uusi kalenteritilaus
Liitä URL → Tilaa (voit asettaa päivitysväliksi esim. 15 min)

Microsoft Outlook:

Kalenteri → Lisää kalenteri → Tilaa internetistä
Liitä URL

Tokenin uusiminen ja poistaminen

Uusi token — generoi uuden URL:n. Vanhat tilaukset lakkaa toimimasta — käyttäjien on lisättävä uusi URL kalenteriinsa
Poista — poistaa tilausosoitteen kokonaan

25. Lahjakortit (Gift Cards)

Admin-portaalin Lahjakortit-sivulla (/gift-cards) hallinnoidaan yrityksen myöntämiä ja myymiä arvolahjakortteja:

Lahjakortin luominen ja myöntäminen

Avaa valikosta Lahjakortit ja klikkaa + Uusi lahjakortti.
Voit määrittää oman koodin (esim. KESÄ2026) tai jättää kentän tyhjäksi, jolloin järjestelmä generoi automaattisen koodin (esim. GC-A7B2-9F1C).
Syötä lahjakortin arvo (€) ja valinnainen voimassaolon päättymispäivä.
Voit kirjata saajan ja ostajan nimen ja sähköpostin sekä saatetekstin.

Lahjakortin käyttö varauksissa

Asiakas voi syöttää lahjakortin koodin varauksen vahvistusvaiheessa tai henkilökunta hallintapaneelissa.
Järjestelmä vähentää varauksen summan lahjakortin saldosta. Mikäli varauksen hinta ylittää lahjakortin arvon, lahjakortti kattaa osuutensa ja loppusumma maksetaan normaalisti.
Mikäli lahjakortille jää saldoa, samaa koodia voi käyttää myöhempiin varauksiin.

Saldon muokkaus ja käyttöhistoria

Muuta saldoa: Voit manuaalisesti hyvittää tai korjata lahjakortin saldoa syöttämällä uuden saldon ja perusteen.
Käyttöhistoria: Näet jokaisesta lahjakortista erittelyn siitä, missä varauksessa koodia on käytetty ja kuinka paljon saldoa on vähennetty.
Tilan hallinta: Lahjakortin voi milloin tahansa asettaa tilapäisesti pois käytöstä.

26. Asiakaskohtaiset ja käyntikohtaiset muistiinpanot

Asiakastietoihin ja varauksiin voidaan kirjata tärkeitä huomioita, mieltymyksiä ja käyntikohtaisia muistiinpanoja:

Muistiinpanotyypit

📌 Kiinnitetty huomio (Pinned): Näkyy korostettuna keltaisella huomiovärillä ja pysyy listan kärjessä (esim. allergiat, sairaudet, erityistoiveet, kielivalinnat).
💬 Yleinen muistiinpano: Asiakaskohtainen yleinen huomio tai palaute.
📅 Käyntikohtainen muistiinpano: Sidottu tiettyyn käyntiin tai varaukseen (esim. "Käytetty sävy 7.1, asiakas oli erittäin tyytyväinen").

Käyttö eri näkymissä

Asiakashallinta (/customers): Avaa asiakas listalta → valitse Muistiinpanot-välilehti. Voit selata kaikkia asiakkaan muistiinpanoja, lisätä uusia, vaihtaa kiinnitystä tai poistaa vanhoja merkintöjä.
Kalenteri & Resurssikalenteri: Klikkaa mitä tahansa varausta → sivupaneelissa näkyy asiakkaan aiemmat muistiinpanot ja nopea syöttökenttä uuden käyntimuistiinpanon kirjaamiseksi suoraan kalenterista poistumatta.
Varauslista (/bookings): Varauksissa näkyy muistiinpanomerkki (📝), jos asiakkaalle on tallennettu muistiinpanoja.

Kun asiakas anonymisoidaan GDPR-pyynnön kautta, kaikki asiakkaaseen liittyvät muistiinpanot poistetaan automaattisesti ja pysyvästi.

27. Kanta-asiakasohjelma ja palkinnot

FlexiRes sisältää monipuolisen kanta-asiakasjärjestelmän, joka kerryttää pisteitä tai leimoja toteutuneista varauksista:

Asetukset (`/settings`)

Siirry kohtaan Yritysprofiili → Kanta-asiakasohjelma.
Kytke ohjelma aktiiviseksi.
Valitse kanta-asiakasmalli:

Pistejärjestelmä: Määritä montako pistettä asiakas ansaitsee per käytetty euro (€), kiinteät bonuspisteet per varaus sekä tervetulopisteet uudelle asiakkaalle.
Leimakortti: Määritä vaadittu leimamäärä palkintoon (esim. 10 leimaa).

Määritä palkinnot (+ Uusi palkinto):

Prosenttialennus (esim. -20%)
Kiinteä alennus euroina (esim. -10 €)
Ilmainen palvelu (100% alennus)
Valinnainen rajaus tiettyyn palveluun.

Pisteiden ansaitseminen ja tasot

Asiakas ansaitsee pisteitä automaattisesti, kun varaus vahvistetaan tai merkitään suoritetuksi.
Asiakkaat etenevät automaattisesti elinkaaripisteidensä mukaisesti tasoilla: Pronssi (0–499 p), Hopea (500–1499 p) ja Kulta (1500+ p).
Henkilökunta voi tarkastella ja manuaalisesti muokata asiakkaan pisteitä tai leimoja asiakassivun kanta-asiakkuusvälilehdeltä.

28. Tuotekohtaiset ALV-määritykset ja erittelyt

Järjestelmä tukee tuote- ja palvelukohtaisia arvonlisäverokantoja (esim. 25,5 %, 14 %, 10 %, 0 %):

Määritys

Oletus-ALV: Asetetaan yritysprofiilissa kohdassa Yritysprofiili → ALV-prosentti (Suomessa oletus 25,5 %).
Palvelukohtainen ALV: Voidaan asettaa palvelun muokkauksessa kohdassa Palvelut → Maksuasetukset → ALV (%). Jos kenttä jätetään tyhjäksi, palvelu perii automaattisesti yrityksen oletusverokannan.

ALV-erittelyt ja raportointi

Varauksen tiedoissa (kalenteri, varauslista ja asiakaspaneeli) näytetään aina selkeä erittely:

Veroton hinta (Netto)
ALV-kanta (%)
ALV-osuus (€)
Verollinen kokonaishinta (Brutto)

CSV-vienti: Varauslistan (/bookings) CSV-vienti sisältää omat sarakkeet ALV-kannalle, ALV-euroille, verottomalle nettohinnalle ja mahdolliselle lahjakorttivähennykselle.

29. Lisämyynti ja lisävarusteet (Add-ons & Extras)

Palveluihin voidaan liittää maksullisia tai maksuttomia lisätuotteita ja -palveluita (esim. padel-mailavuokra, uudet pallot, pyyhe, juomat tai loppusiivous).

Lisäpalvelun luominen ja hallinta

Lisäpalveluita voidaan luoda ja hallita sekä FlexiRes-hallintapaneelista että suoraan WordPressin hallinnasta:

FlexiRes-hallintapaneelissa: Siirry päävalikosta kohtaan Lisämyynti (/addons).
WordPress-hallinnassa (wp-admin): Siirry valikosta kohtaan FlexiRes → Lisäpalvelut ja lisävarusteet.

Paina + Uusi lisäpalvelu (tai + Lisää uusi lisäpalvelu).
Määritä tiedot:

Nimi ja kuvaus: Tuotteen nimi ja asiakkaalle näkyvä lisätieto. FlexiRes-paneelin monikielisessä tilassa voit antaa myös käännökset (fi, en, sv, es, et, de).
Palvelurajaus: Voit liittää lisätuotteen tiettyyn palveluun (esim. vain Padel-kenttä) tai valita Kaikki palvelut, jolloin se on saatavilla kaikissa varauksissa.
Hinta (€) ja ALV (%): Verollinen hinta sekä tuotekohtainen verokanta (esim. tavaroille 25,5 % tai liikuntavälineille 10 %). Lomake näyttää automaattisesti verottoman nettohinnan ja ALV-osuuden.
Valintatapa:
Kertavalinta (Valintaruutu): Asiakas voi valita tuotteen mukaan tai jättää pois (määrä 1).
Kappalemäärä (Laskuri): Asiakas voi valita haluamansa määrän (esim. 1–4 mailaa) asetetun enimmäismäärän rajoissa.
Järjestysnumero: Määrittää esitysjärjestyksen varauslomakkeella.
Aktiivisuus: Tuote voidaan ottaa käyttöön tai piilottaa varauskalenterista milloin tahansa (myös suoraan taulukosta yhdellä klikkauksella).

Asiakkaan valitsemat lisätuotteet eritellään varauksessa, kuitissa ja päivän Z-raportissa omilla ALV-kannoillaan.

30. Liikuntaedut paikan päällä (Epassi, Smartum, Edenred) & TVL 69 § -kelpoisuus

FlexiRes tukee työnantajan tarjoamien liikunta-, kulttuuri- ja hyvinvointietujen (Epassi, Smartum ja Edenred) vastaanottamista. Koska Smartum on osa Epassi-konsernia, ne esitetään asiakkaalle ryhmiteltynä muotoon Epassi (sis. Smartum).

Verohallinnon (TVL 69 §) ja Epassin/Smartumin säännöt

Työnantajan tarjoama verovapaa liikunta- ja kulttuurietu on henkilökohtainen. Verohallinnon ja palveluntarjoajien ehtojen mukaan:

Sallittuja ovat: Omatoiminen liikunta (esim. padel, sulkapallo, kuntosali, jooga, kiipeily, uinti, ryhmäliikunta) sekä kulttuuritapahtumat.
Ehdottomasti kiellettyjä ovat: Moottoriurheilu (kuten karting), tilaussaunat ja virkistystilat, porealtaat, väline- ja tavarahankinnat tai muiden henkilöiden puolesta maksaminen.
Palveluntarjoajan vastuu: Palveluntarjoaja on sopimusehdoissa vastuussa siitä, että etuja hyväksytään ainoastaan laillisiin ja kelpoisiin palveluihin.

Palvelukohtainen kelpoisuus (Service-level eligibility)

Pelkkä toimipistekohtainen kytkin ei riitä monitoimikeskuksissa, joissa on sekä liikuntapalveluja (padel) että ei-kelpoisia palveluja (sauna, karting, tavarat). Siksi jokaiselle palvelulle määritetään oma kelpoisuus:

Avaa Palvelut ja klikkaa palvelua muokataksesi sitä.
Kohdasta Perustiedot rullaa alaspäin ja kytke päälle Salli maksu liikunta- ja henkilöstöeduilla (Epassi, Smartum, Edenred).
Valitse edun tyyppi:

Liikuntaetu (padel, tennis, kuntosali jne.)
Kulttuurietu (liput, teatteri, kurssit, näyttelyt)
Hyvinvointietu (hieronta, fysioterapia)

Tallenna palvelu. Palvelulistassa näkyy selkeä badge (esim. 🏅 Liikuntaetu).

Jos asiakas yrittää valita liikuntaedun palvelulle, jolla se ei ole sallittu, järjestelmä estää tämän automaattisesti niin verkkovarauksessa kuin tiskikassallakin (HTTP 400).

Toimipistekohtainen käyttöönotto

Avaa Asetukset → Yritysprofiili → Liikuntaedut.
Kytke päälle Salli liikuntaeduilla maksaminen paikan päällä.
Valitse tuetut tarjoajat (Epassi / Smartum, Edenred).
Kirjoita asiakkaalle näytettävä ohjeteksti (esim. "Näytäthän mobiilisovelluksen kuitin tiskillä ennen vuoron alkua.").

Varaus- ja kuittausprosessi

Asiakas tekee varauksen verkossa ja valitsee maksutavaksi liikuntaedun.
Varauksen tilaksi tulee pending_onsite ("Odottaa liikuntaetua").
Kun asiakas saapuu paikalle ja näyttää puhelimestaan hyväksytyn mobiilikuitin, henkilökunta avaa varauksen Varaukset-listalta ja painaa Kuittaa maksetuksi.

31. Tiskikassa & Päivän Z-raportti (POS)

Hallintapaneelin kohdasta Kassa (POS) (/pos) henkilökunta voi hoitaa suoran tiskimyynnin sekä tulostaa kirjanpitoa varten päivittäisen Z-raportin.

Tiskimyynti (Walk-in Checkout)

Valitse palvelu, vapaa resurssi ja kesto.
Lisää mahdolliset lisävarusteet (mailat, pallot, juomat).
Valitse maksutapa: Maksukortti, Käteinen, Liikuntaetu tai Lahjakortti.
Paina Vahvista ja tulosta kuitti → järjestelmä luo varauksen välittömästi maksettuna ja tarjoaa tulostettavan kuitin.

Päivän Z-raportti (Daily Sales Report)

Valitse tarkasteltava päivämäärä ja paina Hae raportti.
Raportti laskee yhteen:

Kokonaisbruttomyynnin, verottoman myynnin ja ALV-osuudet eriteltynä eri ALV-kannoittain (esim. liikunta 10 %, ravintola/kahvio 14 %, tarvikkeet 25,5 %).
Maksutapajakauman (Korttimaksut, Käteinen, Liikuntaedut jne.).
Myydyt lisätuotteet kpl-määrineen ja summina.
Tulosta raportti kirjanpitoon Tulosta Z-raportti -painikkeella.

32. Superadmin & Toimipisteiden hallinta (Company ID, API-avain ja käyttöönotto)

Superadmin-portaali (/superadmin) on tarkoitettu järjestelmän pääkäyttäjälle monitoimipiste- ja moniasiakasympäristön hallintaan.

Uuden yrityksen / toimipisteen perustaminen

Avaa /superadmin ja kirjaudu pääkäyttäjän salaisella avaimella (SUPERADMIN_KEY) ja 2FA-koodilla.
Valitse Tenants-välilehti ja paina + Uusi toimipiste.
Täytä tiedot:

Yritystunnus (Company slug): Tämä on kirjautumisessa käytettävä Company ID (esim. karting-center). Vain pieniä kirjaimia, numeroita ja väliviivoja.
Nimi (Name): Yrityksen virallinen näkyvä nimi (esim. Karting Center Oy).
Sähköposti, Lisenssi ja Aikavyöhyke.

Tallennuksen yhteydessä järjestelmä luo yritykselle automaattisesti turvallisen API-avaimen (sk_live_...). Kopioi avain talteen keltaisesta laatikosta — sitä ei tietoturvasyistä näytetä enää uudelleen kokonaisuudessaan.

Mistä Company ID löytyy myöhemmin?

Superadminin Tenants-taulukosta: Näkyy Name-sarakkeessa heti yrityksen nimen alla pienellä tekstillä (esim. esimerkki-karting-oy).
Tenantin Muokkaa-lomakkeelta: Ensimmäinen kenttä Yritystunnus (slug).
WordPress-lisäosasta: Kohdassa FlexiRes → Asetukset → Testaa yhteys järjestelmä tulostaa yhteyden muodostuessa yhdistetyn toimipisteen nimen ja slugin.

33. Älylukot ja kulunvalvonta (Smart Locks & Shelly Integration)

FlexiRes sisältää integroidun kulunvalvontajärjestelmän omatoimitiloille, padel-halleille, saunatiloille ja vuokrauskohteille:

Resurssikohtaiset lukkotyypit (`/resources`)

Avaa resurssi muokattavaksi ja siirry Kulunvalvonta-osioon:

Ei kulunvalvontaa (none): Normaali resurssi ilman sähköistä lukitusta.
PIN-koodi (Offline / Näyttökoodi, offline_pin): Järjestelmä luo varaukselle satunnaisen koodin, joka näytetään asiakkaalle ja henkilökunnalle (sopii mekaanisille tai koodinäppäimistöille, joihin koodit ohjelmoidaan etukäteen tai jotka käyttävät kiinteitä viikkokoodeja).
Shelly Cloud -releohjaus (shelly_cloud): Ohjaa Shelly-älyrelettä (esim. Shelly Plus 1 / Shelly Pro) suoraan pilvirajapinnan kautta sähkölukon tai oven avaamiseksi.
Paikallinen Webhook (local_webhook): Lähettää HTTP POST -pyynnön paikalliselle kulunvalvontapalvelimelle tai IoT-laitteelle.

Asetukset resurssilla

Shelly Auth Key & Server URL: Shelly Cloud -käyttäjätilin API-avain ja palvelinosoite (esim. https://shelly-XX-eu.shelly.cloud).
Device ID & Channel: Laitteen ID ja relekanava (0 tai 1).
Releen pulssiaika: Aika sekunneissa, jonka rele pitää oven auki (oletus 5 s).
Valtuutusaika ennen ja jälkeen: Määritä kuinka montaa minuuttia ennen vuoron alkua ja jälkeen vuoron päättymisen ovenavaus on sallittu (esim. 15 min ennen – 15 min jälkeen).
Testaa ovenavaus: Testaa yhteyttä ja laukaise rele suoraan hallinnasta painamalla Testaa ovenavaus.

Asiakkaan ja henkilökunnan toiminnot

Automaattinen PIN-koodi: Järjestelmä luo jokaiselle varaukselle yksilöllisen 6-numeroisen pääsykoodin, joka toimitetaan vahvistussähköpostissa ({access_code}) ja näkyy varauksen tiedoissa.
Oven avaus hallinnasta: Henkilökunta voi avata oven suoraan varauksen tiedoista painikkeella 🔓 Avaa ovi (esim. etäpäivystyksessä).
Oven avaus asiakasportaalista: Asiakas voi avata oven suoraan omasta mobiiliportaalistaan (/portal/{slug}/bookings) painamalla 🔓 Avaa ovi, kun varaus on aktiivinen ja voimassaoloikkunassa.
Koodin uusinta: Jos koodi pitää vaihtaa, paina varauksen tiedoista Uusi PIN.

34. Tervetulosähköpostit ja API-avaimen itsepalvelurotaatio

Superadmin Onboarding -sähköposti

Kun superadmin luo uuden toimipisteen, järjestelmä voi lähettää yrityksen pääkäyttäjälle tyylikkään tervetuloasähköpostin, joka sisältää:

Yrityksen virallisen nimen ja Company ID:n
Kirjautumislinkin hallintapaneeliin
Valmiiksi luodun turvallisen API-avaimen ja WordPress-lisäosan latauslinkin.

API-avaimen uudistaminen (Itsepalvelurotaatio)

Jos API-avain on vaarantunut tai se halutaan rutiininomaisesti vaihtaa:

Yrityksen pääkäyttäjä avaa Asetukset → Yritysprofiili → WordPress & API -integraatio.
Paina Uudista API-avain.
Vahvista toimenpide. Järjestelmä luo uuden avaimen ja näyttää sen heti näytöllä.
Päivitä uusi avain WordPress-sivuston FlexiRes-asetuksiin.

35. Palveluhaku ja julkinen hakemisto (Directory)

FlexiRes-alustalle on tulossa keskitetty Palveluhaku (kuluttajaportaali), josta loppuasiakkaat voivat etsiä palveluita ja varattavia asioita toimialoittain, paikkakunnittain ja maittain. Palveluhaku ohjaa asiakkaan aina tekemään varsinaisen varauksen suoraan yrityksen omalle sivustolle (0 % komissio, 0 % maksuriskiä yritykselle).

Yrityksen näkyvyyden aktivointi

Siirry valikosta kohtaan Asetukset → Yritysprofiili → Palveluhaku & Julkinen hakemisto.
Kytke näkyvyys päälle.
Täytä hakukortin tiedot:

Varauksen suora verkko-osoite (Booking URL): Osoite omalla sivustollasi, jolla asiakas tekee varauksen (esim. https://yritys.fi/varaa). Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käytetään yrityksen pääsivuston osoitetta.
Päätoimiala / Kategoria: Valitse yritystä parhaiten kuvaava pääkategoria (esim. Liikunta & Urheilu, Elämykset & Viihde, Ravintolat & Ruokaelämykset, Kalusto- & Välinevuokraus, Tilat & Saunat, Majoitus & Mökit, Hyvinvointi & Kauneus, Autopalvelut & Huolto, Lemmikkipalvelut, Valmennus & Asiantuntijat, Muut palvelut).
Logon tai kuvan URL: Hakukortissa näytettävän logon tai esittelykuvan suora verkko-osoite.
Lyhyt esittelyteksti: Asiakkaalle hakukortissa näytettävä 1–2 lauseen tiivistelmä palvelutarjonnasta.

Tallenna muutokset sivun alalaidasta.

Palvelukohtainen kategoria ja näkyvyys

Voit määrittää, mitkä palvelut näkyvät haussa ja mihin kategoriaan ne kuuluvat:

Avaa Palvelut (/services) ja valitse palvelu muokattavaksi.
Kohdassa Kategoria & Palveluhaku:

Valitse palvelun pääkategoria.
Varmista, että valinta Näytä palveluhaussa on päällä (oletuksena päällä).

Tallenna palvelu.

Sijaintien, maiden ja kaupunkien toiminta

Palveluhaun alue- ja kaupunkirajaus perustuu yrityksen aktiivisiin Sijainteihin (/locations).
Järjestelmä yhtenäistää automaattisesti eri kieliversiot ja kirjoitusasut (esim. Tampere, Tre, Tammerfors ryhmitellään ja haetaan samasta Tampere-kokonaisuudesta).
Puuttuuko maa tai paikkakunta? Jos valintalistalta puuttuu jokin maa tai toimipisteesi kaupunki ei löydy ehdotuksista, ole yhteydessä ylläpitoon (info@flexires.fi), niin lisäämme sen ja tarvittavat hakualiasversiot järjestelmän tietokantaan.

Tietoturva ja yksityisyys

Hakemistorajapinta ei ole avoinna vapaasti julkiseen internetiin, vaan tiedot toimitetaan hakupalvelulle suojatun, todennetun rajapinnan (X-Directory-Key) kautta vain niistä yrityksistä ja palveluista, jotka ovat nimenomaisesti kytkeneet julkisen näkyvyyden päälle.

36. Etukortit — sarjakortit, kausikortit ja jäsenyydet

Etukortilla asiakas saa palvelun kortin hinnalla tai kokonaan kortin sisältämänä. Kortin kerrat vähennetään automaattisesti, ja jokainen muutos kirjataan kortin tapahtumiin varauksineen — sekä ylläpitäjä että asiakas näkevät, mihin kerrat on käytetty.

Korttityypit (Hallinta → Etukortit → Korttityypit)

Sarjakortti: tietty määrä kertoja (esim. 10 kertaa). Kerran laskenta joko varaus = kerta tai osallistuja = kerta; lisäksi valinnainen minuuttia / kerta (esim. 60 min = 1 kerta, 90 min = 2 kertaa).
Kausikortti ja jäsenyys: rajaton käyttö voimassaoloaikana.
Voimassaolo: ostosta alkaen N päivää, kiinteä jakso (alku- ja loppupäivä) tai ei päättymistä.
Palvelut: mihin palveluihin kortti kelpaa.
Myynti: Verkosta maksamalla (ostetaan [flexires_passes]-sivulta verkkomaksulla), Verkosta pyyntönä (asiakas pyytää, ylläpitäjä merkitsee maksetuksi) tai Vain ylläpito (esim. jäsenille myönnettävät kortit).
Tyyppiä, jolla on myönnettyjä kortteja, ei voi poistaa — poista se käytöstä.

Kortin myöntäminen ja hallinta

Myönnä kortti Etukortit-sivulta, asiakkaan kortilta tai tiskikassalta (myynti kirjautuu Z-raporttiin maksutavan ja ALV:n mukaan). Asiakas saa sähköpostin, jossa on kortin tiedot ja koodi.
Kortin tiedoissa: jäljellä olevat kerrat, voimassaolo ja tapahtumat (myönnetty, varaus, peruutus, myöhäinen peruutus, ei saapunut, korjaus, jatko, hyvitys). Varausrivi linkittää varaukseen.
Korjaa kertoja, jatka voimassaoloa ja peru kortti vaativat perustelun, joka näkyy kortin tapahtumissa. Verkossa maksetun kortin voi perua ja hyvittää koko hinnan tai käyttämättömät kerrat.
Merkitse maksetuksi: pyyntönä tai laskulla myönnetty kortti tulee voimaan vasta tästä.

Hintaporras, joka edellyttää korttia

Palvelun Hinnoittelu → Hintaportaat: valitse Edellyttää korttia ja korttityyppi. Hinnaksi käy alennus, kiinteä hinta tai Sisältyy korttiin (0 €). Varauslomakkeella porras näkyy lukittuna, kunnes asiakas syöttää kortinhaltijan sähköpostin (tai kortin koodin, jos se on asetuksissa vaadittu). Lopullinen tarkistus tehdään varatessa.

Peruutus noudattaa palvelun peruutusehtoja: ajoissa peruttu kerta palautuu kortille, myöhäinen peruutus ja saapumatta jääminen kuluttavat kerran.
Varausikkunassa voi vaihtaa tai poistaa varauksen kortin perustelulla (kerta palautuu ja vähennetään uudelta kortilta).

Kuka voi varata (palvelun pääsyasetus)

Kaikki: oletus.
Vain kortinhaltijat: palvelu näkyy kaikille, mutta varaus vaatii voimassa olevan kortin.
Suljettu: palvelu näkyy vain kirjautuneille kortinhaltijoille. Kirjautuminen tapahtuu sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä linkillä, tai WordPress-tunnuksella, jos asetus Kortinhaltijat voivat kirjautua WordPress-tunnuksella on päällä. Käytä WordPress-sivulla lyhytkoodin attribuuttia members_only="1", esim. [flexires_booking members_only="1"].

Muistutukset ja viestit

Asiakas saa viestin, kun kortti on valmis, kun kertaa käytetään ja kun kerta palautuu. Asetuksella viestin voi liittää varausvahvistukseen erillisen viestin sijaan.
Tahtimuistutus: jos kortin käyttö jää jälkeen voimassaoloajasta (esim. puolet ajasta kulunut, vain 20 % kerroista käytetty), asiakas saa muistutuksen. Lisäksi muistutus 30 päivää ennen kortin päättymistä, jos kertoja on jäljellä.
Viestien sisältöä voi muokata WordPressin Sähköpostipohjat-sivulla (kortti valmis, kortti käytetty, kerta palautettu, muistutus).

WordPress

[flexires_passes] — myynnissä olevat kortit ja osto (verkkomaksu tai pyyntö).
Omat varaukset → Korttini: asiakas näkee korttinsa, jäljellä olevat kerrat ja tapahtumat varauksineen. Sama näkyy asiakasportaalissa.

Siirretyt kausikortit

Ennen versiota 1.59.0 asiakkaalle merkityt kausikorttitiedot siirrettiin tyypin Siirretty kausikortti korteiksi. Tyypillä ei ole palveluita: lisää siihen palvelut, joihin vanhat kortit kelpaavat.

37. Asiakkaiden tuonti ja vienti

Tuonti ja vienti ovat owner-roolin toimintoja (Hallinta → Asiakkaat, painikkeet sivun yläreunassa).

Tuonti toisesta järjestelmästä

Luo ensin korttityypit (Etukortit → Korttityypit), jos tuot voimassa olevia kortteja. Tiedoston korttityypin pitää vastata olemassa olevan tyypin nimeä tai käännettyä nimeä.
Valitse Tuo asiakkaat ja tiedosto (CSV tai Excel .xlsx, enintään 5 Mt ja 20 000 riviä). Lataa pohjatiedosto antaa valmiit sarakeotsikot.
Tarkista sarakkeiden kohdistus. FlexiRes arvaa sarakkeet otsikoista; vaihda tarvittaessa tai valitse Älä tuo. Sähköposti on pakollinen.
Valitse, mitä tehdään asiakkaalle, joka on jo FlexiResissa (sama sähköposti): täydennä vain tyhjät, korvaa tiedoston arvoilla tai ohita.
Tarkista näyttää, montako asiakasta luodaan ja päivitetään sekä virherivit syineen. Tuonnissa ei tallenneta mitään ennen tätä.
Tuo tallentaa kaiken kerralla. Jos virherivejä on, valitse Tuo ja ohita virherivit tai korjaa tiedosto ja aloita alusta.

Samalla asiakkaalla voi olla useampi kortti: toista sama sähköposti omalla rivillään, yksi kortti per rivi. Asiakastiedot, pisteet ja muistiinpano luetaan asiakkaan ensimmäiseltä riviltä.

Tuotu kortti näkyy kortin historiassa merkinnällä "Tuotu tiedostosta …", ja jäljellä olevat kerrat ovat tiedoston mukaiset. Tuonti ei lähetä asiakkaille sähköposteja.

Vienti

Vie → CSV tai Excel lataa asiakasrekisterin samassa muodossa, jonka voi tuoda takaisin, sekä varausten määrän, viimeisimmän varauksen ja asiakkuuden alkupäivän. Jokainen voimassa oleva kortti on omalla rivillään. Poistopyynnön tehneet ja anonymisoidut asiakkaat jätetään pois.

FlexiRes Admin -portaali — Käyttöohje

1. Kirjautuminen ja 2FA

2. Uuden tenantin käyttöönotto — oikea järjestys

Vaihe 1 — Yritysprofiili

Vaihe 2 — Sijainnit

Vaihe 3 — Resurssit

Vaihe 4 — Aukioloajat

Vaihe 5 — Palvelut

Vaihe 6 — Lomat ja estot (poikkeukset)

Tarkistuslista ennen julkaisua

3. Dashboard — Yleiskatsaus

4. Varaukset

Hakeminen ja suodatus

Varauksen tila -värikoodit

Toiminnot yksittäiselle varaukselle

Joukkotoiminnot ja viestien lähetys osallistujille (Broadcast)

4b. Kalenterit — Viikko- ja resurssikalenteri

Pääkalenteri (/calendar) ja näkymävalitsin

Luo varaus suoraan kalenterista (Click-to-Create)

Sivupaneeli ja nopeat toimenpiteet

Estetyt ajat ja huollot (BlockedTime)

Pikatauko (Quick Break) ja kalenterin pikaesto

Pikahaku ja suodattimet

Pikanäppäimet (Keyboard Shortcuts)

5. Palvelut

Palvelun muokkaaminen ja poistaminen

Palvelulomakkeen välilehdet

Hinnan esikatselu

5b. Kilpailutapahtuma — luontivelho

Kuusi vaihetta

Resurssin valinta — tärkein yksittäinen valinta

Normaalin käytön estäminen kilpailun ajaksi

Tapahtumakohtainen hinnoittelu

Ilmoittautumiskentät

Lopputulos

5c. Hintaportaat (esim. Jäsen / Ei-jäsen)

5d. Hajanaisten varausten ja "reikäpäivien" hallinta (Hieronta-, hoito- ja vastaanottopalvelut)

1. Ankkurivarauslogiikka (Ensimmäisen varauksen ennakkoaika)

Miten ankkuri toimii kalenteripäiväkohtaisesti:

2. Aukioloaikojen lohkominen ja yhtenäiset vuorot

3. Varausten käsivahvistus (Vaatii hyväksynnän)

4. Pikatauot ja reaaliaikaiset kalenterin estot

5. Puskuriajat (Buffer Times)

6. Tiukat peruutussäännöt ja No-show-kulut

5e. Toimialakohtaiset käyttövaihtoehdot ja malliratkaisut (Use Cases & Blueprints)

Malli 1: Hieronta-, hoito- ja kauneudenhoitopalvelut (Yksinyrittäjät & Vastaanotot)

Malli 2: Padel-, tennis- ja sulkapallohallit sekä tilavuokraus

Malli 3: Ryhmäliikunta, jooga, kurssit ja elämysretket

Malli 4: Päivä- ja vuorokausivuokraus (Mökit, autot, paljut, koneet)

Malli 5: Kilpailutapahtumat ja turnaukset

Malli 6: Monitoimipisteinen ketju ja jaetut asiantuntijat

5f. Vuorokausivuokrauksen erikoistoimialat ja huoltojen hallinta (Mökit, kalusto, ajoneuvot & tilat)

Vuokraustoimialojen täsmäkonfiguraatiot

1. Vuokramökit, loma-asunnot ja majoitus

2. Ajoneuvot ja peräkärryt (Vuokra-autot, pakettiautot, matkailuautot, trailerit)

3. Kalusto- ja työkonevuokraus (Tekstiilipesurit, maantiivistäjät, halkomakoneet, paljukärryt)

4. Tila-, kokous- ja juhlapaikkavuokraus (Saunamaailmat, juhlasalit, huvilat)

Kuukausi-, vuosi- ja määräaikaishuoltojen hallinta

1. Yksittäisen resurssin määräaikaishuolto, katsastus tai korjaus (BlockedTime)

2. Kausiluontoisen kaluston talvisäilytys ja telakointi (AvailabilityRule)

3. Koko kaluston tai toimipisteen yhteiset huoltoviikot (Holiday)

4. Vaihtopäivien automaattinen huolto- ja siivousikkuna

5. Ulkopuolisen korjaamon tai siivousfirman iCal-synkronointi

5g. Uudet toimialakohtaiset käyttömallit ja erikoisratkaisut (Mallit 7–13)

Malli 7: Rengashotellit, rengasliikkeet ja sesonkivaihdot

Malli 8: Työkone- ja maarakennuslaitevuokraus

Malli 9: Lemmikkihotellit, koirahoitolat ja trimmaamot

Malli 10: Pakohuoneet ja elämyspelit

Malli 11: Golfkentät, frisbeegolf ja simulaattorit

Malli 12: Valokuvaus- ja studiovuokraus

Malli 13: Veneiden laituripaikat, talvisäilytys ja pienvarastot

5h. Mittarilukemat, käyttötunnit, vakuusmaksut ja liikuntaedut (Uudet työkalut)

1. Mittarilukemat (km) ja käyttötunnit (h)

2. Mittariperusteiset määräaikaishuollot ja automaattiset hälytykset

3. Vakuusmaksun / Takuumaksun (Security Deposit) kierto

4. Liikunta- ja kulttuuriedut verkkovarauksissa (Epassi, Smartum, Edenred)

6. Jonolistaus

Tilat

Suodattimet

7. Käyttäjät

Pääkalenteri (`/calendar`) ja näkymävalitsin

Estetyt ajat ja huollot (`BlockedTime`)

1. Yksittäisen resurssin määräaikaishuolto, katsastus tai korjaus (`BlockedTime`)

2. Kausiluontoisen kaluston talvisäilytys ja telakointi (`AvailabilityRule`)

3. Koko kaluston tai toimipisteen yhteiset huoltoviikot (`Holiday`)

`[flexires_booking]` — Varauskalenteri

`[flexires_my_bookings]` — Varauksen hallinta

`[flexires_week_calendar]` — Viikkokalenterinäkymä

`[flexires_feedback]` — Palautelomake

`[flexires_next_available]` — Seuraavat vapaat ajat

`[flexires_rental]` — Päivävuokrauskalenteri

`[flexires_event]` — Tapahtumailmoittautuminen

Asetukset (`/settings`)

Resurssikohtaiset lukkotyypit (`/resources`)